准备——深思熟虑
准备工作可以采用多种形式。 具体讲， 一般需要对以下几方面有明确的认识：
1. 作者的角色
一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
2. 读者的'角色
读者信息包括：
-身份(决定语气)
-专业水平(决定用词)
-人数
-主次
3. 预期的目的
效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题;文字应简洁明了。
起稿——条理分明
在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
1. 确定篇幅
一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角：迅速捕捉头尾信息。
2. 组织布局
商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
由近至远，由浅至深，由轻至重。
3. 区分类别
在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
ⅰ 记叙与非记叙
ⅱ 互动性与单向性
ⅲ 抽象信息与具体信息
ⅳ 客观描述与主观判断
定稿——精雕细琢
定稿的标准尺度：
n 布局合理，层次分明
n 信息合理，内容完整
n 语气恰当，适合读者
n 语句连贯，一气呵成
n 句型丰富，短句为主
n 措辞到位，表达准确
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