1.1 了解沟通对象
随着经济全球化的深入，我们将面临来自全国各地的商业伙伴，在沟通时我们用同一种语言沟通，但是由于来自不同的文化背景，可能会产生许多误解。因此为了沟通顺利进行，我们在进行沟通之前对沟通对象详细的了解。
1.1.1了解他们的时间观念，不同文化的人对时间态度差异很大。北欧人对时间要求精确，守时观念很强。而西班牙或意大利人认为迟到10~15分钟是正常的。
1.1.2礼节，有些地方如日本和韩国非常讲究礼节，商务活动中更为正式。而美国相对非正式，但美国的东部会正式一些。
1.1.3态度，有些地方的人认为法律协议及合同是至高无上，但有些对待法律合同的态度较为随意，他们认为随条件变动，协议的内容自然要做调整，他们更注重人际关系。
1.1.4宗教信仰与禁忌是不得不考虑的事项，特别是东亚、南非、中亚、北非这些宗教盛行的地区，了解他们的风土人情、习惯禁忌对与对方交流，准备把握对方的沟通思路，及时完成沟通任务具有非常重要的作用。我们还可以利用不同文化的差异制造机会，这样可以容易的打开双方之间的话题，在交谈中建立关系，拉近距离。
1.2 礼仪
涉外商务也可以说是人与人之间的交流活动。人们之间的交往要符合一定的礼仪规范。如果违反礼仪规范，不仅会影响双方融洽关系的形成，而且还会影响对方对自己在修养、身份、能力等方面的评价，甚至影响沟通的成效。沟通时要注重礼仪，见面要先打招呼，握手时要注意先后顺序，应由主人、年长者、身份高者先伸手，客人、年轻者、身份低者见面先问候。多人握手时切忌交叉。别人和别人说话时，不要凑前旁听。有人与自己说话时，应积极交谈。沟通时保持谦恭的态度，时刻保持微笑。
1.3 说话方式
说话方式在涉外商务中占据重要的地位。双方信息能否被正确理解和接收，这一环节很重要。因此在沟通过程中要特别注意说话方式。与外商沟通时表情要自然，从容不迫。语气要和气亲切，表达得体，给人信任感和诚实感，能冲淡对方的对立心理，减少双方的心理压力，避免激化矛盾。追问、反问、否定往往使语气显得生硬、激烈、易引起对方的反感。声音要足够大让每位在场人都能够听到。语速也不要过快或过慢，适时停顿让倾听者能够及时消化和吸收。
语调在交流的效果上也有重要的作用，如果使用一种经过调控的语调，则表明知道自己在做什么，使对方长生信心。说话要有分寸，避免使用难以理解的行话、方言、口头禅、歧义的词语以及含有模糊性的词语。无论身处何种场合，当他人将对方介绍给你时，要马上记住对方名字并且能够叫出对方，这样能够缩短双方之间的距离，拉近关系，给人亲切感。对于别人讲的观点你不认同的时候，不要立即反驳，也许他也有道理。对不认同的观点首先给予肯定，然后再用询问的方式讲出你的.观点。比如：您说得不错，我也有个看法，您看是不是可以这样来做······结束谈话前要记得做个总结，总结之前稍加停顿，让听众略有时间回忆一下所有的信息接着再重复重点信息。
1.4 适当运用非语言
在商务活动中，我们的站姿、脸部表情、耸肩、身体摆动、叹息、撂头发等都能传达奖励额的非语言信息。你可以通过一个人的衣着辨别其国籍所属文化及团体。如果想要进行有效的沟通必须注意这些非语言信息。
1.4.1 着装
你的形象代表公司，要给对方留下好的印象，所以在沟通时，你的外表很重要。在涉外商务活动中任何服装都应该做到干净整齐，男士西装、领带、衬衫，皮鞋应上油擦亮。在任何情况下男士均不应穿短裤参加涉外活动。女士注意不要穿得过于时尚或颜色过亮，着裙装时裙子及膝，鞋跟不要太高。
1.4.2 面部表情
谈话的同时要时刻保持热情友善的微笑，对方会更积极的做出回应，不要显得非常紧张或者过于权威，比如皱眉头或者微微蠕动嘴唇。
1.4.3 身体姿势
如果你站的得笔直，说明你对谈话很关注，反之则说明你不感兴趣。如果你的主管经过你的座位时，你仍然懒洋洋地坐着，这可能暗示你不太尊重这个人。如果你弯腰驼背地坐在人群中，这说明你缺少信心或者没礼貌。
1.4.4 身体距离
双方谈话的距离要适中，太远太近不合适，也不要拖拖拉拉，拍拍打打。
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