办公室接待注意事项大全

一、接待全过程：

1、接待前准备；2、接待过程；3、接待后安排。

二、接待各个环节注意事项

1、接待前：

⑴确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及有何具体要求。一般情况下，对方都会有人员清单发过来，接待方必须认真核实以上内容，并根据来访人数确定1—2具体联络人，以便及时沟通联系。

⑵根据来访规模和分工负责的原则，召集部门负责人，安排具体事务，以便明确职责，分工负责。

①办公室拟定接待方案。一是接待期间天气提示。二是目录。三是来访人员名单及级别（注意核对姓名）。四是陪同人员名单（注意对等接待）。五是接待路线（行程）安排。六是乘车安排。七是就餐安排。八是住宿安排。九是参观点简介。

②后勤安排来访人员食宿问题。一是就餐安排。一般分为主桌和副桌。主桌要根据客人的口味安排菜肴（白酒、啤酒和红酒、烟都要准备），并注意客人忌口的东西。主桌要摆席卡。副桌一般安排工作人员和驾驶员就餐，可以随意一些。在就餐的过程中，要随时注意主桌上菜的速度和酒水是否足够用。二是住宿安排。住宿房间要根据对方人数和性别事先预定、排定。一定级别的领导要安排套房，并在房间内摆放好洗漱用品、鲜花、水果、水、烟等。 ③业务部门根据对方来访目的做好交流准备。业务部门要事先了解对方来访目的，安排分管

人员或业务较熟的人员参加座谈交流，可以事先准备讲话提纲，准时参加座谈交流。

（4）参观药厂做好内部保洁、安全生产、情况介绍等工作。

注意事项：

1、对各参观点及路线事先要进行踩点，做好路线畅通，参观点准备充分。

2、在接待前，要注意获取各部门接待负责人的联系电话，以便及时联系。

3、车辆的安排要事先通知驾驶员何时、何地待命。

4、讲解人员要做好充分准备，包括音响设备的事先调试等。

2、接待中：

⑴安排人员及领导到接待处迎接。要提前10分钟到达接待处，以示尊重。

⑵引导车要做好引导工作，到达参观点后要及时调度车队停放。

⑶联络人员每到一个参观点前就要和下一个参观点负责人联系（也可安排打前站车辆），做好大门开放工作。

⑷在参观过程中，要注意摄像、照相保存资料。

（5）参观过程的临时休息地点要做好各项接待工作。水、烟、水果、湿巾以及卫生间的保洁工作。

3、接待后：

⑴礼送客人（可以赠送礼品）。

⑵做好新闻报道工作。

⑶做好接待总结工作。

⑷做好酒店食宿费用结报工作。

办公室接待注意事项大全 [篇2]

1.接待人员客人来访时先要高兴地接待，询问来访者的身份，是否有预约，约的是哪一位等问题。弄清楚以后就可以先让客人在接待室中稍等，倒水给客人。自己再通知受访的同事，自己再通知受访的同事，如果同事有事得和客人说一声可能得再等等，受访者现在在忙，千万不能丢客人在一边不管不问。

2.接打电话

（一）电话铃声一响，应尽快去接，最好是在想三声后接起，接电话应先自报家门，“您好，这里是X X公司×X部，请问找哪位？”；询问时应注意在适当的时候，根据对方的.反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。这样，对方就会对你乃至你的公司留下好印象。

(二)仔细倾听对方的讲话，把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听，并且已经理解，你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边，重要的内容应简明扼要地记录下来，同时，对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。

(三)电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话，若确需要自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。

1.接待人员客人来访时先要高兴地接待，询问来访者的身份，是否有预约，约的是哪一位等问题。弄清楚以后就可以先让客人在接待室中稍等，倒水给客人。自己再通知受访的同事，自己再通知受访的同事，如果同事有事得和客人说一声可能得再等等，受访者现在在忙，千万不能丢客人在一边不管不问。

2.接打电话

（一）电话铃声一响，应尽快去接，最好是在想三声后接起，接电话应先自报家门，“您好，这里是X X公司×X部，请问找哪位？”；询问时应注意在适当的时候，根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。这样，对方就会对你乃至你的公司留下好印象。

(二)仔细倾听对方的讲话，把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听，并且已经理解，你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边，重要的内容应简明扼要地记录下来，同时，对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。

(三)电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话，若确需要自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。