商務信函屬於商務禮儀文書範疇,是指企業與企業之間,在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。商務信函屬於商務禮儀文書範疇,是指企業與企業之間,在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。以下是yjbys網小編整理的關於BEC商務信函的具體介紹,供大家參考。
信函和傳真的格式
收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的`書信格式會給收信人留下深刻的印象。
標準的商業書信由以下三個部分組成:
·信頭
·信文
·信尾
信 頭
在信和傳真中,信頭所佔頁面一般不超過三分之一。
發信人地址
一般來説,商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋,抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣,信箋上印有抬頭,並採用固定的信頭格式。
傳真發信人的地址位於傳真紙頁首固定的信頭格式內。
發信日期
日期的書寫有以下兩種模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]
日期不能縮寫,序數詞不能使用縮寫形式,月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜,以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。
傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。
指定收信人姓名
在商業書信和傳真中,指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名,因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。
如果要使用指定收信人姓名這一欄,就要從頁面左邊空白處寫起,在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業信件和傳真常用以下方式開頭:
·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
·Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人,如Sales Manager,
Chief Accountant等,而且寫信人知道對方的性別);
·Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
·Dear Sirs (表示寫給一家公司,沒有明確的收信人)。
稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目瞭然。
信 文
全齊頭式(full-blocked)書信,每個段落都從左邊空白處開始寫起,右邊空白處必須儘量對齊,不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中,信文也是從左邊空白處開始寫起,在事由下面空一行。
信 尾
傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名),而書信的信尾內容則相對較長。
結尾敬辭
一般來説,書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名,也可代表公司簽名。如:
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd