祕書公文處理的順序

公文傳收是祕書工作的日常事務性內容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是祕書工作中必須認真思考的問題。祕書公文處理的順序是怎樣的？

一、先“急件”後“平件”

一般説來，領導每天都會在相對集中的一段時間批閲文件，另外領導在批閲文件的過程中可能會被一些電話、會見、會議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領導，使得“急件”及時得到領導處理。“急件”有很多種，與單位內部某階段重點工作有關的文件是“急件”，上級有關部門臨時召開的緊急會議的通知是“急件”。或者雖然本來是“平件”，但由於種種原因離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對於這一類公文，祕書應當在第一時間送呈領導。

二、先“閲示件”後“閲知件”

文件按照呈送領導的目的不同可以分為“閲示件”和“閲知件”。相對而言，領導對於“閲示件”需要花費更多的時間或精力來了解事件的前因後果、來龍去脈。如《 部門關於申請增加編制和經費的請示》一文，就需要領導掌握 部門現有編制和經費情況、申請增加編制和經費的原因、需要增加編制和經費的數量等情況，以便作出批示，應讓領導首先批閲這類“閲示件”。而對於“閲知件”，如《關於 擔任 大學校長的函》，對於這類公文，領導只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示。對這類公文可以放在相對靠後的位置。

三、先“熱點件”後“一般件”

每個組織或單位在不同時期都有不同的工作重點，相關的領導也會在某一時期更多地關注有關文件。如本科教學工作水平評估，這是每個高校都高度重視的工作。“迎評”期間，與此有關的文件都應該是領導關注的“熱點件”，這類文件的排序應當靠前。當然，所謂“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求祕書工作人員要關注國家的大政方針和時事熱點，關注本行業、本領域的'改革發展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關的領域要了然於胸，努力提高把握“熱點”的能力。

四、先“分管件”後“相關件”

這一點對於服務副職領導的祕書尤其適用。一個組織或單位的副職領導都在明確分工的基礎上分管有關工作。一般説來，他們更多地關注各自分管領域的工作，對於有關的文件也應當作出明確的指示，這就要求祕書把這類文件排在相對靠前的位置。而對於並非分管工作而只是相關工作的文件，相對而言就不如前一類“分管件”那麼“重要”了。比方説，《校團委關於舉辦 活動的請示》，對於主管團委和學生會工作的校領導來説，這是他分管的工作，該文件屬於“主管件”；而舉辦這個活動涉及到場地使用問題，對於主管資產或產業的校領導來説，這是與其分管工作相關的領域，該文件屬於“相關件”。明白了這一點，文件如何排序也就一目瞭然了。