大型活動接待流程是如何的

接待工作是舉辦大型活動過程中的一項重要工作。接待流程是怎樣的？下面是小編為你整理的大型活動接待流程，希望對你有幫助。

一、會場佈置流程

(一) 外場橫幅落實標語或橫幅內容及尺寸、數量、類別;

製作條幅;

懸掛橫幅。

氣球落實氣球的數量，明確大小，購買氣球;

懸掛氣球。

花籃落實數量，購買花籃;

擬定標語;

擺放花籃及懸掛標語。

地毯落實地毯尺寸，購買地毯;

擺放到位;

維護。

(二)內場會標擬定文字，落實標語內容及會標尺寸;

製作會標;

懸掛會標。

鮮花落實鮮花數量、類別;

聯繫租借;

擺放到位。

音響燈光調試話筒、燈光;

準備備用音響設備。

座位/桌牌落實參會人員數量;

桌椅、桌牌擺放整齊;

製作座位圖。

二、領導接待流程

(一) 成立機構明確責任建立領導機構、明確職責;

建立工作機構、分配工作。

(二) 邀請領導確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜;

確定邀請領導名單;

印製請柬、車證;

繪製路線圖;

擬定領導講話/發言稿;

裝袋(請柬、議程、車證、路線圖、擬請領導名單、領導講話代擬稿);

發放邀請函，保留聯繫單位、聯繫人，以備查詢;

確定參會領導名單、調整領導桌牌;

分類、分頁打印到會領導名單。

(三) 聘請禮儀服務人員明確對禮儀生的要求、數量;

實地聯繫，確定人員;

會議/活動前實地演習，明確崗位分工(門崗、廊崗、貴賓室服務、貴賓室簽到、主席台服務、發獎引導、迎送服務)。

(四) 實地勘察會議/活動現場確定賓客行走路線;

安排接待崗位及人員;

落實貴賓室飲水用具;

落實簽到用具;

貴賓室內碼放會議材料。

(五) 座籤確定參會人員數量，購置座籤;

打印人名;

按順序碼放;

收存留用。

(六)選送贈品確定數量;

將贈品碼放適宜位置;

發送贈品(直接在簽到處分發、在貴賓室分發)。

(七) 引領入場確定會議開始——聽主辦方主要負責人安排;

引領人員進入會場坐席;

確定人員發放獎章/獎盃/獎狀/獎牌/證書;

引領人員與演員/工作人員合影。

(八) 送別安排車輛提前到崗;

交待行使路線;

活動後與與會人員聯繫交辦、指示及其他需落實事宜。

三、材料準備流程

(一) 確定會議文件材料內容擬定會議議程;

確定發放的文件。

(二)撰寫會議文件材料明確寫作人員;

召開專題會議，明確寫作指導思想、思路，確定框架;

寫作;

修改稿件;

定稿。

(三) 印製會議文件材料整理確定會議文件材料;

確定人員制定參會證;

檢查對版，印刷、裝訂會議文件材料;

材料裝袋;

運送文件材料到會議/活動指定地點。

(四) 分放文件材料擺放主席台，二次檢查對版;

發放參會人員;

收集、運送剩餘文件材料;

收存剩餘文件材料。

四、新聞宣傳流程

(一) 新聞宣傳策劃：拿出宣傳意向，請領導定範圍、定主題、定方向;

形成新聞稿：提供相關材料、形成新聞稿件;

邀請媒體：聯繫、落實人員;

落實宣傳效果。

(二) 信息報送撰寫信息：結合領導講話、會議內容編寫信息;

信息報送：向主管部門報送。

(三) 攝影照相留資料攝影

邀請專人或通知新聞中心;

落實設備;

落實攝影機位;

編輯整理歸檔。

照相

聯繫專人或通知新聞中心;

備好設備、相機、電池;

整理歸檔。

錄音落實專人負責;

準備錄音筆等設備;

整理文字、歸檔;

五、後勤保障流程

(一) 落實場地聯繫、落實會議場地;

明確會議始、終時間;

明確參會人數，合理擺放桌椅;

明確貴賓級別、人數、確定貴賓室;

確保各場地衞生。

(二) 用餐食堂用餐或自助餐統計用餐人數;

印製餐票;

確定發放形式;

指派發放人;

發放餐票。

飯店用餐確定餐標;

根據會議規模級別指定菜譜;

請示領導調整菜譜;

根據最終結果落實;

安排用餐座次;

安排領導餐桌;

安排少數民族(回族)餐桌。

(三) 住宿確定人數，分配房間;

安排車輛;

確定並公佈工作人員房間;

發放鑰匙;

回收鑰匙。

(四) 娛樂活動確定活動形式、活動內容、內容時間;

指派具體負責人;

明確各項活動參加人數;

落實活動場所、地點;

發放活動門票。

(五) 落實會議用車落實用車數量;

明確發車時間;

明確發車地點及路線;

指派每輛車負責人;

安排人員乘車。

六、安全保衞流程

(一) 安全警衞設置路障和警戒帶;

準備對講機、喊話筒等;

進行安全檢查、消除隱患。

(二) 治安秩序引導觀眾入場;

維護活動或會議秩序;

活動開始後，在各門備勤。

(三) 環境秩序檢查照明、音響等設施設備;

保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散。

(四)交通管制對活動場所周邊交通管制，預留車位;

根據不同人員類別，引導車輛停放 。

1、修飾

男職工鬍鬚應修剪整潔，頭髮長不覆額、側不掩耳、後不觸領。女職工淡粧上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衞生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

2、着裝

所有員工統一外着公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，釦子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，並做到不挽袖口和褲腳。 上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

3、舉止規範

接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂鬱狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜避免在客户面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面迴避。與領導、客人交談時，要神態專注表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

接待方針

接待方針是接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據活動實際情況和領導機構對接待工作的要求以及來賓的具體情況確定。

接待規格

接待規格實際上是來賓所受到的待遇，往往體現了主辦者對來賓的重視和歡迎的程度。接待規格主要表現在以下方面。

(1)迎接、宴請、看望、陪同、送別來賓時，主辦方出面人員的身份。具體可以分為三種情況：第一種是高規格，即主辦方出面人員的身份高於來賓，以體現對對方的重視和尊重;第二種是對等規格，即主辦方出面人員的身份與來賓大體相等;第二種是低規格，即主辦方出面的人員的'身份比來賓低。顯然，到場的我方人士身份越高，尤其是到場的我方主要人士的身份越高，越説明我方尊重並重視對方，雙方關係較為密切。

(2)活動過程中安排宴請、參觀、訪問、遊覽、娛樂活動的次數、規模和隆重程度。

(3)來賓的食宿標準。接待規格要依據活動的目標、性質、接待方針並綜合考慮來賓的身份、地位、影響等實際因素來確定。確定接待規格要適當。涉外接待的規格應嚴格按有關外事接待的規定執行。

接待內容

接待的內容包括接站、食宿安排、宴請、看望、翻譯服務、觀看文藝演出、參觀遊覽、聯歡娛樂、返離送別等。接待內容的安排應當服從於整個來賓的大局，並有利於來賓的休息、調整，同時也能夠為活動創造輕鬆、和諧的氣氛。

接待活動的時間安排

接待活動的時間安排應當同活動日程安排通盤考慮，並在活動日程表中反映出來，以便於來賓瞭解和家握。

接待責任

接待責任是指各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。接待責任必須細分並且落實到個人，必要時建立專門的工作小組。如大型會議活動可設置票務組，負責來賓返離時的票務聯繫。

接待經費

接待經費是整個活動經費的構成部分，主要是安排來賓食宿和交通的費用，有時也包含安排參觀、遊覽、觀看文藝演出等的支出，涉外活動還包括少量的禮品貿。活動接待方案應當對接待經貿的來源和支出作出具體説明。在任何情況下，接待來賓都是需要花錢的。來賓接待工作中的費用支出應該朗有一定標準，又要反映出接待方對對方的重視。