時間管理是我們每個人都需要掌握的本領。圖書編輯的時間管理觀念和能力越強,就越善於管理時間,越能有效避免因週期過長導致內容過時或價值減損,越能提高圖書的質量和效益,越能贏得讀者市場和作者支援,越能強化出版社的品牌效應和學術領先地位。
一、造成圖書編輯時間浪費的因素
1 編輯自身時間管理不合理
有些編輯自身的時間敏感度不高、時間觀念不強,沒有工作計劃和目標,根本不知道自己一天的時間具體花在哪些事務上面了。有些編輯有計劃,但是時問安排不合理,往往把時間花費在不重要或者不該花費時間的事情上,沒有重點,沒有條理。
2 編輯對作者缺乏有效的時間管理
眾所周知,很多圖書作者都是名人、領導或者學科帶頭人,整日忙於學術會議、海外交流、行政工作和主管業務,只能在業餘時間抽空寫書,因此很難按時交稿,有些書稿甚至會由於作者的拖延而最終流產。這是編輯最常遇到也是最難解決的問題之一。
3 出版流程時間管理不易掌控
出版流程中的編輯加工、校對、版式設計、排版、印刷、裝訂、發行等環節,又涉及文字編輯、校對、設計、排版、印刷、發行等多方人員的合作,因此在時間管理上也很難巨集觀掌控。在出版旺季,編輯經常會遇到由於大量書稿集中於同一時間出版而導致人手不足、無法按時出版及發行的情況。
二、編輯自身的時間管理
1 全面考慮出版流程,合理制訂工作計劃
要想做好自身的時間管理,編輯需要明確工作目標,做好工作計劃,合理安排工作日程。以大學出版社出版的專業圖書為例,一本學術專著完整的出版流程及可能出現的時間管理問題如表1所述。一個完整的出版流程大致包括18個環節,每個環節所需的具體時間要視具體情況而定。這就要求編輯根據每個選題及作者的特點,合理分配及管理時間,量身定做每本圖書的編輯出版流程。排產時從最後的出版發行倒計時,根據每個環節的工作量及具體經辦人員的情況合理規劃時間,直至得出最初策劃選題開始的時間。
2 掌握科學的工作方式
編輯在制訂計劃時要全面考慮、合理估算,提前預料到每個環節可能出現的拖延時間的問題及發生機率,根據出版時間要求留足預防特殊情況發生的時間。出版流程一旦確定,就要嚴格按照計劃行事,克服拖拉低效,確保按時完成。同時需要注意的是,要預留出一定的富餘時間,防止在遇到不可抗力的情況下及時變更選題的進度計劃。
同時,編輯在制訂工作計劃時,需要注意以下幾大關鍵要素:(1)設立明確的目標,列出總清單,並逐層分割,比如年度目標分割成季度目標,季度目標分割成月度目標,月度目標分割成周目標,周目標分割成日目標。(2)分清輕重緩急,用80%的時間做20%最重要的事。(3)每天至少留出一小時不被幹擾的時間,可以安靜思考或者做一些重要的事情。(4)同一類事情最好一次性解決,如寫材料集中在一段時間處理,打電話集中在某個時間段辦理,這樣才能保證思路不被打斷,提高辦事效率。(5)做好時間記錄,這樣才能回顧分析,找出浪費時間的癥結所在。
三、編輯對作者的時間管理:做好前期服務工作
約稿時,為了保證作者能夠按期交稿,編輯應該儘可能多地為作者提供詳細科學的服務和幫助。通過市場調研及與作者的多次協商,編輯應該交給作者一份儘可能詳細的編寫工作方案,包括:編寫目的、讀者物件、出版價值及特色、主要內容、編寫體例、全書目錄、樣章示例、編寫要求(說明關於標題、格式、術語、數字、圖片、光碟、外文、版權等事宜的具體要求,越詳細越好。如是翻譯書,對於書中常見的.專業詞語在翻譯工作開始時就需確定統一規範的中文譯名),以及編寫工作各階段的時間安排。作者一方面可以按照樣章的示範進行編寫,保證後期的如約交稿,另一方面還能在編寫時就注意到編寫規範,為後期的編輯加工節省時間。可見前期工作越細緻,後期工作越省事。
圖書作者的編寫工作大致分為四個階段:正式啟動編寫工作、編寫中期工作進度跟蹤、完成全部稿件和專家審稿修改、最終定稿交出版社。其間,編輯應該督促作者,檢查每個階段的工作是否如期完成。有圖書是由多名專家聯合編寫,因此要注意督促到每位作者,防止因為一人拖稿而導致出版延遲。同時,還需與圖書的主要負責人經常溝通交流,及時瞭解書稿的完成情況,請其協助監管進度。有些作者在編寫過程中可能出國、更換單位或者崗位,編輯都應及時瞭解,從而保證書稿的編寫進度。
作者交稿後,他的工作並沒有結束,還有最後一道工序:審閱修改二校清樣。在此環節經常會遇到:作者大肆修改,相當於重寫;或接到清樣後束之高閣,忘記此事;或分給各專家審稿後,很難收集全稿件。如果不幸發生了這些情況,編輯不能礙於情面,還須及時、多次督促作者交稿。作者常說:“你們催得勤我們就交得快。不然沒人催,我們就會以為此事不著急。”此話反映了作者的真實心理活動,也從側面指出編輯做好時間管理的重要性。
四、編輯對其他部門的時間管理:做好溝通工作
一本圖書的順利按時出版涉及多個部門的全力配合,假設編輯前期很幸運,作者能夠如期交稿,那麼之後還需要編輯部按時完成稿件的文字加工、製作部按時完成稿件的設計排版、出版部按時完成稿件的印刷裝訂、發行部及時發貨等,只有這樣才能保證一本圖書按時出版。後續還涉及財務部的稿費發放、成本核算等。這些流程都環環相扣、緊密銜接,只有做好時間管理,每個環節才能按部就班地順利進行,圖書才能按期出版銷售。因此編輯需要養成良好的時間習慣,事前要做好計劃、合理安排時間並提前告知相關部門,給其他部門留出足夠的時間,同時及時與其他部門溝通。只有這樣才能取得其他部門的理解和配合,才能很好地控制時間進度、保證及時出版。