Word排版技巧42則大全

Word排版技巧

1.頁面設置快速進行調整

問：要對 Word 進行頁面調整，通常大家採用的方法是選擇“文件→頁面設置”選項的方法進行，請問有沒有更快速方便的方法呢？

答：有，如果要進行“頁面設置”，只需用鼠標左鍵雙擊標尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設置窗口。

中巧選文本內容

問：在 Word 文件中進行編輯操作時，經常需選定部分文件內容或全部內容進行處理，請問有沒有快捷的方法進行選定？

答：在 Word 中要選中文件內容時，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：

（ 1 ）字或詞的選取：

將指針移到要選的字或詞後，雙擊鼠標左鍵即可選定。

（ 2 ）任意連續的文字選取：

將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標左鍵不放往後或往前拖動，直至選中全部要選擇的文字後鬆開鼠標左鍵即可。如果採用鍵盤上“ Shift ”鍵配合鼠標左鍵進行選擇，可這樣進行：將光標移到要選取的文字首（或末），再按住“ Shift ”鍵不放，然後將鼠標指針移到要選取的文字末（或首）並單擊，此時也可快速選中這段連續的文字。

（ 3 ）一行文字的選取：

將指針移到該行的行首，在光標指針變成向右的箭頭時，單擊鼠標左鍵即可；

（ 4 ）一段文字的選取：

將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標指針變成向右的箭頭時，雙擊鼠標左鍵即可。

（ 5 ）整個文件內容的選取：

把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時），快速單擊鼠標左鍵三次便可選中整個文件內容（也可利用組合鍵“ Ctrl+A ”快速選定）。

另外在平時使用中，還有幾個特別的快捷鍵可以加快選取：

Shift+Home ：使光標處選至該行開頭處。

Shift+End ：從光標處選至該行結尾處。

Ctrl+Shift+Home ：從光標處選至文件開頭處。

Ctrl+Shift+End ：從光標處選至文件結尾處。

Shift+ 移動光標：逐字逐行地選中文本（用於一邊看一邊選取文本）。

Shift+Alt+ 鼠標左鍵單擊：可選中原光標所在位置至後鼠標左鍵單擊光標位置的矩形區域。

小提示：在選取時還可利用“ F8 ”鍵來進行快速選取。具體操作方法是：先按“ F8 ”鍵激活系統內置的“擴展選取”模式（窗體狀態欄的“擴展”會由灰變成黑色），然後按“ F8 ”鍵便可選擇光標位置後的一個字符，若再按一次“ F8 ”鍵則可選擇光標所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結合其他鍵還可實現更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內容；而與編輯鍵（光標鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進行選取，如按下“ Home ”鍵或“ End ”鍵，則能選擇當前光標所在行以光標為界的前半行或後半行。如果按住“ Ctrl ”鍵再按下這兩個鍵，則選擇以當前光標所作位置為分界點的整篇文章的前半部分和後半部分。如果按“ PageUp ”鍵或“ PageDown ”鍵，則是按上、下頁選擇文本。在使用完並要取消擴展模式時，只需按一下“ Esc ”鍵即可。

中合併文件

問：在編輯文件時，若要將另一篇文件內容全部合併到該新文件中，除了採用打開原文件對內容進行復制，然後再轉入新文件進行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢？

答：如果要合併另一個文件，有一個更好的方法進行。

（ 1 ）打開要合併的一篇文件，然後在菜單欄選擇“工具→比較併合並文件”選項。

（ 2 ）選擇需要合併的另一篇文件，並在窗口右邊的“合併”中選擇“合併到該文件”項即可。通過這兩步操作後，這兩篇文件就會合並在一起，同時若要合併多個文件，則可按此方法依次進行。

4.快速定位光標

問：在文件編輯中，經常需要把光標移到某個位置，如果能夠快速進行移動，那肯定會節省很多時間，提高工作效率，請問怎樣進行快速定位呢？

答：對於一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進行快速定位。用得較多的幾個快捷方式如下：

Home ：將光標從當前位置移至行首。

End ：將光標從當前位置移至行尾。

Ctrl+Home ：將光標從當前位置移至文件的行首。

Ctrl+End ：將光標從當前位置移至文件結尾處。

5.字號快速調整

問：在 Word 中編輯文字時，有時只需將字號縮小或放大 一磅 ，而若再利用鼠標去選取字號將影響工作效率，請問有沒有方法快速完成字號調整？

答：可以，利用鍵盤選擇好需調整的文字後，再在鍵盤上直接利用“ Ctrl+[ ”組合鍵縮小字號，每按一次將使字號縮小 一磅 ；而利用“ Ctrl+] ”組合鍵可擴大字號，同樣每按一次所選文字將擴大 一磅 。另外也可在選中需調整字體大小的文字後，利用組合鍵“ Ctrl+Shift+> ”來快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”快速縮小文字。

6.快速對齊段落

問：在 Word 中要設置段落對齊，通常大家是利用格式工具欄中的對齊方式進行，請問有沒有更方便快速的方法呢？

答：有，可以利用組合鍵來快速完成，常用的設置方式組合鍵如下：

Ctrl+E ：段落居中。

Ctrl+L ：左對齊。

Ctrl+R ：右對齊。

Ctrl+J ：兩端對齊。

Ctrl+M ：左側段落縮進。

Ctrl+Shift+M ：取消左側段落縮進。

Ctrl+T ：創建懸掛縮進效果。

Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進量。

Ctrl+Q ：刪除段落格式。

Ctrl+Shift+D ：分散對齊。

7.移動光標快速定位

問：在 Word 中編輯文件時，經常需把光標快速移到前次編輯的位置，而若採用拖動滾動條的方式非常不便，請問有沒有快捷的方法呢？

答：有，可以利用一種組合鍵進行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時，可直接在鍵盤上按組合鍵“ Shift+F 5 ” 。同時使用該組合鍵還可使光標在最後編輯過的三個位置間循環轉換。

8.快速調整 Word 行間距

問：在編輯調整 Word 文件行距時，常見一些“高手”不用調出格式來進行設置，請問他們是如何完成調整的呢？

答：其實方法非常簡單，在需要調整 Word 文件中行間距時，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時按下“ Ctrl+1 ”組合鍵便可將行間距設置為單倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”組合鍵則將行間距設置為雙倍行距，按下“ Ctrl+5 ”組合鍵可將行間距設置為 1.5 倍行距。

9.輕鬆統計 Word 文件中字數

問：Word 中有一個非常實用字數統計功能，如要統計一個文件中字數，可直接在菜單欄中單擊“工具→字數統計”命令，便可得到一個詳細的字數統計表，而且還可在文件中選中一部分內容進行該部分字數統計，但若要把該文件字數插入到文件中，這樣得到結果後還需進行輸入，操作起來繁瑣，請問有沒有更方便快速的方法呢？

答：可以直接把統計字數插入到文件中，具體方法是：

（ 1 ）在菜單欄單擊“插入→域”命令，在對話框“類別”下拉列表中選擇“文件信息”選項。

（ 2 ）再在“類別”下拉列表中選擇“ NumWords ”選項，並在右側相應欄設好置域屬性格式及域數字格式，如圖1所示，最後單擊“確定”按鈕即可。

圖1 統計文件字數

小提示：以後在文字有變動時，只需在菜單欄單擊“工具→選項”命令，然後在打開的窗口中選擇“打印”選項卡，並選擇“更新域”複選框，這樣打印時，便會自動更新該域，得到新的統計數目。

10.輕鬆選取文件列

問：在 Word 文件中要選擇行的方法很多，操作起來也很方便，而如果要對列進行操作，請問有沒有方便的方法進行選取呢？

答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相對來説要少很多，其實要選擇列有種好方法輕鬆完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然後按住鍵盤上“ Alt ”鍵，配合鼠標或鍵盤進行選取即可，如圖2 所示。

圖2 列的選取

11.巧去網址超鏈接線

問：當我們在 Word 文件中輸入網址或粘貼帶有網址的內容時， Word 會自動產生鏈接下劃線，請問有沒有辦法去除呢？

答：這其實是 Word 自動修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“ Ctrl+Z ”或“ Alt+BackSpace ”，便可將下劃線取消。

另外也可關閉其相應的自動功能：選擇“工具”菜單欄中的“自動更正”選項，在彈出的對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項卡，然後取消選擇“ Internet 及網絡路徑替換為超級鏈接”複選框，最後單擊“確定”按鈕完成關閉。

12.英文單詞換行排

問：在輸入英文或較長網址時（特別是中英文混排時），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網址跑到下行的情況，這樣影響了文件的美觀，請問有沒有辦法讓英文單詞截斷換行排呢？

答：可以，只需對單詞或網址加入一個不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個單詞（除最後一個單詞）後的空格並按下“ Ctrl+Shift+Space ”組合鍵即可。

13.不同頁面的設置

問：在一些特殊的 Word 版式設置時，需要將一個文件中的頁面設置成不同的方式，請問此時除了把不同頁面做成另一個文件進行設置外，還有沒有其他方法輕鬆完成設置？

答：要在 Word 中同一文件中設置不同頁面，可以採用下面這種方法進行：首先在菜單欄單擊“文件 →頁面設置”命令，在“頁面設置”對話框中將文件前一種頁面版式設置好後，再將光標移至需更換版式的頁面，再次打開“頁面設置”對話框，並按需要對頁面進行調整後，在“應用於”下拉菜單中選擇“插入點之後”項，如圖3 所示，此時便可在同一個文件中得到不同的頁面設置。

圖3 不同頁面設置

14.修改自動加標註

問：在完成某個文件後再交給其他人審閲或修改，當然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請問有沒有辦法做到這呢？

答：可以，只需利用 Word 的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進行一些設置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具→修訂”命令打開修訂功能，這樣便會在進行文件閲讀修改時， Word 將自動地給修訂者做修改標註，而且對於不同修訂者的修改會自動採用不同的顏色進行區分。

15.字體設置快速做

問：在 Word 中對文字進行編輯時，經常需對文字進行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請問有沒有快捷的方法來完成設置呢？

答：可以完全利用鍵盤來完成設置。下面對常用的幾種方法分別介紹如下：

***文字加粗

首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵“ Ctrl+B ”便可快速完成；而若要對接下來將輸入的文字加粗，則可利用命令格式“ * 加粗文字 * ”（雙引號不用輸入，下同）來完成，即先輸入一個“ * ”號，然後再輸入文字內容，需加粗的文字輸入完後，再輸入一個“ * ”號即可自動讓兩個“ * ”號之間的文字加粗。

***斜體文字

要把文字設置為斜體同樣可採用兩種方法，對於已輸入的內容則可先選中它們，再利用組合鍵“ Ctrl+I ”快速完成斜體設置；而未輸入的文字，則可利用命令格式“ _ 斜體文字 _ ”來完成。

***下劃線文字

要設置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時按“ Ctrl+U ”組合鍵即可實現。

16.怎樣調出多重剪貼板

問：在 Word 97 後的版本中就提供了多重剪貼板功能，請問若在關閉它後又怎樣去打開多重剪貼板進行選擇粘貼呢？

答： Word 2000 將剪貼板中所容納數據的數目由原來的 1 個調至 12 個，而 Word XP 更增加至 24 個。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關閉了多重剪貼板後，則不能再進行選擇粘貼，此時若要再使多重剪貼板出現，則可在菜單欄單擊“編輯→ Office 剪貼板”命令即可要開剪貼板。

17.如何調整下劃線和文字的距離

問：在編輯 Word 時給文字添加下劃線後，有時覺得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請問能不能對這個距離進行調整？

答：可以調整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字後，再在菜單欄單擊“格式 → 字體”命令，然後在打開的字體對話框中選擇“字符間距”選項卡，再在“位置”下拉列表框中根據需要選擇“提升”或“降低”項，如圖4 所示，並在“磅值”框中調整好需要的距離數值要提升的幅度。可以改變其中的值，從最下面的自動演示框中可以看到設置效果。設置好後，單擊“確定”按鈕關閉“字體”對話框。回到編輯窗口後，再選擇剛才設置字符間距的文字內容，然後用組合鍵“ Ctrl ＋ U ”設置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒有緊靠在一起了。

圖4 調整文字和下劃線間距

18.快速去除回車、分頁等特殊設置

問：有些朋友可能深有體會，當從網上覆制文章並想粘貼到 Word 文件中時，常會出現格式混亂的情況，請問有沒有辦法快速去除這些不想有的格式設置？

答：在對網頁上的文章進行復制時，它的格式也被複制，因而在進行粘貼時便會發生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號、軟回車、製表符等，我們只要對這些特殊符號刪除掉，或者替換掉就可以了。可以使用“編輯”菜單欄中的“替換”命令來比較輕鬆的完成。另外還可利用 Word 提供的“選擇性粘貼”進行：在進行了複製操作後，再轉入 Word ，在其菜單欄上單擊“編輯 → 選擇性粘貼”命令，如圖5所示，另外也可採用先把內容複製到記事本中再從記事本進行復制，然後轉入到 Word 文件中進行粘貼的間接方法完成。

小提示：對於一些特殊符號則需要知道它的輸入表示法。如：“ ^l ”表示軟回車，“ ^p ”表示硬回車，“ ^t ”表示製表符，“ ^m ”表示手動分頁符，“ ^+ ”表示長劃線（—），“ ^= ”表示短劃線（ – ），“ ^l ”表示人工換行符， ^n 表示分欄符。

圖5 “選擇性粘貼”對話框

19.輕鬆調用數據庫文件中數據

問：在使用 Word 進行編輯時，如要調用 Access 、 Excel 等其他數據庫中的數據，除了最常用的複製、粘貼的方法外，請問還有沒有其他更好的方法？

答：常規的複製和粘貼操作調用其他數據庫中的數據後，會帶來一些麻煩，如數據的修改更新、編輯處理等。而若利用“插入數據庫”方法完成調用，則可大大方便以後的操作處理。其具體方法是：先通過選擇“視圖 → 工具欄 → 數據庫”選項，使數據庫工具出現在 Word 界面上，然後將光標移至需調用數據的`位置，再單擊數據庫工具面板上的“插入數據庫”按鈕，在新打開的“數據庫”對話框中單擊“獲取數據”按鈕，如圖6 所示。在選擇好要調用的數據庫文件後再單擊“確定”按鈕返回“數據庫”對話框，此時“設置查詢選項”將起作用。在此要對調用數據庫進行設置篩選等，可以根據自己的需要，設置所選數據的條件、按何種方式排序等參數。另外還可在“排序記錄”中對引入的數據進行排序，在“選擇域”中對引入數據的字段進行篩選等。當所有的篩選條件均設置好以後，就可以插入數據了。

圖6 編輯排版技巧 (3)

20.精確進行文本移動

問：在對 Word 文件進行編輯時，常需對某行或某段文字位置進行調整，通常採用鼠標拖曳的方式進行移動，但在長文件中進行操作時比較麻煩，請問有沒有更好的方法精確移動？

答：可以利用“ F2 ”鍵來進行精確移動，其具體操作方法是這樣的：先選中要精確移動的文本內容，再在鍵盤上按“ F2 ”鍵，此時屏幕左下角狀態欄中會顯示“移至何處？”的提示。接下來只需把光標移至目的地，按回車鍵便可精確完成移動。

21.相同格式段落快速選定

問：在 Word 中，若要對某些段落進行相同格式設置或修改，請問有沒有辦法快速完成選定呢？

答：可以，可先選中其中任意一個段落，然後單擊“格式→顯示格式”命令，在彈出的任務窗口中單擊“所選文字”區域示例文字框右邊的下拉按鈕，選中“選擇所有格式類似的文本”即可實現全部選定。

22.編號自動生成

問：在 Word 中進行編輯時，有時需要文件自動產生一些編號，這樣便於在修改時自動進行變化，請問這個自動編號怎樣生成呢？

答：如果要輸入一系列編號，則可利用 Word 的虛擬表格功能來讓系統自動輸入編號。方法如下：假設要輸入一個 1 ～ 300 的一個編號。首先在 Word 中單擊工具欄中的“表格和邊框”工具按鈕，然後在文件中畫一個表格，並把該表格設置為列數為 1 ，行數為 300 。然後選中製作的表格，選擇“格式”菜單中的“項目符號和編號”選項，在彈出的對話框中選擇“編號”選項卡，再在下面的格式中選擇一種自己中意的編號形式，這樣電腦就會自動生成這種編號。然後再次選中該表格，選擇“編輯”欄下的“剪切”項，然後在選擇“編輯”菜單欄中“選擇性粘貼”選項，在彈出對話框中選擇“無文本格式”，最後單擊“確定”按鈕完成。此時在文件中就會產生一個 1 ～ 300 的編號，而沒有了表格。只要在各個編號中輸入內容即可。

23.如何自動生成目錄

問：在利用 Word 編寫一些書本時，常希望能自動生成目錄，請問該如何進行設置才能快速生成？

答：首先在格式工具欄上單擊“格式窗格”按鈕（或直接在格式選擇欄中直接選擇“其他”）打開“樣式和格式”設置欄，再在其中要設置的格式名稱上單擊鼠標右鍵，從快捷菜單中選擇“修改”選項，按提示對字體、段落等設置好後，再在 Word 菜單欄單擊“視圖 → 工具欄 → 大綱”命令打開大綱，並在“大綱級別”中設置好該格式的級別，然後再對文件中各段落進行格式選擇，設置完成後再把光標移到需放置目錄的位置，再在 Word 菜單欄單擊“插入 → 引用 → 索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框，在該對話框選擇“目錄”選項卡，然後根據自己的需要設置好“顯示級別”，如圖7 所示，完成後單擊“確定”按鈕便可快速得到自己想要的目錄。

圖7“索引和目錄”對話框

24.輕鬆去掉頁眉的橫線

問：有很多朋友在利用 Word 插入頁眉後，都發現頁眉信息下總會有一條橫線，影響整個文件的美觀，請問有沒有辦法把這條橫線去掉？

答：方法當然有，最簡單的方法就是在頁眉區域雙擊鼠標左鍵激活頁眉，然後單擊“格式→邊框和底紋”命令，在彈出的對話框中把邊框設置為“無”，並在“應用於”下更改為“段落”，再單擊“確定”按鈕即可發現該橫線已被去除。

25.快速設置段落縮進

問：在對段落進行編輯時，請問有沒有快捷的方法對段落縮進進行快速設置呢？

答：有，將插入點定位在需進行設置的段落上，重複按“ Ctrl+M ”組合鍵可增加該段落的“左側段落縮進”；反之，按“ Ctrl+Shift+M ”組合鍵即可減少。同樣，按“ Ctrl+T ”組合鍵可增加該段落的“懸掛縮進”，按“ Ctrl+Shift+T ”組合鍵可減少該段落的“懸掛縮進”。

26.快速設置左縮進和首行縮進

問：在對文件進行編輯時，除了用標尺或菜單進行左縮進和首行縮進操作外，還有沒有其他方法進行快速設置？

答：可以使用“ Tab ”鍵和“ BackSpace ”鍵設置左縮進和首行縮進。

27.快速複製 Word 字體、段落格式

問：在 Word 中如果要對文件的一個大段落進行格式操作，除了可以使用“格式刷”來複制文字、段落格式以外，還有沒有其他的方法呢？

答：還可利用組合鍵來快速完成。具體方法是：首先把插入點移到段首，按“ Ctrl+shift+ ↓”組合鍵選中整個段落，然後按“ Ctrl+Shift+C ”組合鍵複製字體、段落格式；接下來把插入點移到目標段落，按下“ Ctrl+Shift+V ”組合鍵粘貼該格式。值得注意的是，如果首先只是把插入點移到源格式段落中而不進行選定操作，那麼複製和粘貼的就只有段落格式，而不包括相關字體格式。

28.精確對齊輕鬆做

問：在 Word 文件中進行編輯時，有時出現某行總不能與其他行整齊對齊的情況，此時在標尺上進行拖動或按空格鍵總達不到要求，請問此時有沒有辦法對該行進行精確對齊？

答：當出現這種情況時，可以利用標尺上拖動首先縮進的方式進行，但和一般拖動不同的地方是在進行精確對齊拖動時按“ Alt ”鍵不鬆開，此時便可隨心所欲地在標尺上對該段落首行縮進進行調整。另外對於一些特殊的情況，如製作試卷時的選擇題答案對齊，則可利用 Word 的表格與文本轉換功能輕鬆實現。具體方法是：對於需精確按列對齊的選項，我們可以按照它的行列數繪製一個相關表格，利用表格列寬可以自動調整的功能進行對齊設置，然後再把表格轉換成文本就可避開從鍵盤輸入的煩瑣，簡單地輸入了。現在以英語試卷中輸入一個有 5 道選擇題的完形填空答題選項為例來了解一下它的操作過程：

（ 1 ）繪製一 5 行 5 列的表格（確定列數的時候，要注意把題號算進去）。

（ 2 ）在表格的第 1 行第 1 列輸入題號“ 1 ”，後四列依次輸入答案編號“ A 、 B 、 C 、 D ”和相對應的答案選項。

（ 3 ）依次在各行的第 1 列輸入相應題號，後四列依次輸入答案編號“ A 、 B 、 C 、 D ”和相對應的答案選項（答案編號可以使用“複製→粘貼單元格”命令進行快速輸入）。

（ 4 ）由於第 1 列顯示的是編號，通常列寬較窄，可以單獨調節。再選中其餘四列，單擊鼠標右鍵，選擇“平均分佈各列”選項。

（ 5 ）選中整個表格，單擊“表格→轉換→表格轉換成文本”命令，再單擊“確定”按鈕即完成了答案選項的輸入。

29.讓鼠標助你快速複製

問：在 Word 中要對某些內容進行復制時，一般大家都採用先選擇這些內容，然後利用鼠標在工具欄單擊“複製”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤上利用組合鍵“ Ctrl+C ”及“ Ctrl+V ”完成，請問還有沒有更快捷的方法呢？

答：有，利用鼠標常用的有三種方法可快速完成複製。

第一種方法是，在選中要複製的內容後，再按住“ Ctrl ”鍵不鬆開，並把鼠標指針移到該選擇區上按下鼠標左鍵進行拖動即可。

第二種方法是，可通過鼠標右鍵打開的菜單來快速完成，具體方法是：在選中要複製的內容後，把指針移到選擇區上並單擊鼠標右鍵，從彈出的菜單中選擇“複製”選項，然後再將光標移到要粘貼的位置並單擊鼠標右鍵選擇“粘貼”選項即可完成。

第三種方法首先同樣選定需複製的文字，然後按住鼠標右鍵拖動該文字塊至目標位置，鬆開鼠標右鍵即完成複製操作。

30.一次完成中英文兩類字體設置

問：在 Word 中，如果要對一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿進行字體格式設置，有什麼好的辦法可以同時實現嗎？

答：可以，首先選中要設置字體的所有文本，把鼠標移到該文本上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“字體”選項打開“字體格式”對話框。在對話框中分別對中、英文字體進行格式設置，最後單擊“確定”按鈕便可完成兩類字體的設置。

31.讓標題不再排在頁末

問：在 Word 中進行編輯排版時，有時出現某些標題正好排在頁末的情況，請問有沒有辦法避開這種情況？

答：標題出現在頁末確實非常不美觀，其實只需在排版時稍加設置便可避開這種情況。具體方法是：把插入點移到標題所在段落，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項，並在隨之出現的對話框中的選擇“換行和分頁”選項卡選擇在“與下段同頁”複選框，如圖8 所示，最後單擊“確定”按鈕即可。

小提示：如果選中“孤行控制”複選框，系統則會自動向下頁移一行文字來避免一頁底部出現某段的第一行文字或是某頁頂部出現某段的最後一行文字。

圖8 避開標題出現在頁末

32.在文件中籤名方法技巧

問：在 Word 文件中可以添加包含個人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實現呢？

答：在個人文件中加入個人信息不但可以很好區別文件編輯者，而且還很具個性化。而要實現它並不難，可利用下面幾種方法實現。

1 ．利用 Word 的宏命令

操作步驟如下：

（ 1 ）在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄製新宏”選項。

（ 2 ）在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個人簽名”。並在“將宏保存在”列表框中，單擊將保存宏的模板或文件。然後單擊“確定”按鈕開始錄製宏。

（ 3 ）將要輸入的個人信息錄製好。然後再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄製”選項。

以後要輸入這些信息的時候，我們可以執行如下操作來運行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然後再選擇下一級子菜單“宏……”選項，選擇開始建立好的“宏”的名字，單擊“運行”按鈕，這樣個人信息就出現了。

2 ．利用域操作

操作步驟如下：

（ 1 ）在“工具”菜單上單擊“選項”命令，然後再單擊“用户信息”選項卡。

（ 2 ）在“通訊地址”文本框中輸入個人信息。

（ 3 ）在“插入”菜單上，單擊“域”命令。

（ 4 ）在“類別”列表框中，選擇“用户信息”項，在“域名”中選擇“ UserAddress ”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個人信息就自動填寫好了。

3 ．利用自動更正實現

操作步驟如下：

（ 1 ）在“工具”菜單上，選擇“自動更正”選項。

（ 2 ）在“替換”文本框中，輸入一個不經常使用的符號（這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號），如“ ? ”。然後在“替換為”文本框中，輸入個人信息，最後單擊“添加”按鈕完成。

這樣設置好以後，下次只要輸入“ ? ”，就會出現個人信息了。不過利用這種方法不能分行，最後我們還需要手動調整一些。

4 ．利用自動圖文集來實現

操作步驟如下：

（ 1 ）首先選擇要保存為自動圖文集詞條的個人信息。

（ 2 ）在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“新建”選項。

（ 3 ）輸入要新建圖文集的名稱，如“個人信息”。這樣個人信息就錄製好了。

當以後要輸入個人信息時，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“正文”項，最後單擊“個人信息”即可。其實，不僅可以利用這些方法輸入個人信息，如果其他內容經常要重複輸入的話，我們也可以利用這些方法。

33.快速添加聯合文件頭

問：有時需對 Word 文件添加聯合文件頭，由於它有特殊格式要求，製作起來很麻煩。請問有沒有又快又好的方法來完成這一任務呢？

答：可以，具體方法如下：

（ 1 ）根據聯合文件頭的文字行數和式樣插入行列數合適的表格。

（ 2 ）按文件頭樣式把相應需顯示大字體的單元格合併。

（ 3 ）選中所有的單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“表格屬性”命令打開相應的對話框，再單擊“單元格”選項卡，單擊“選項”按鈕，在隨之出現的“單元格選項”對話框中，選擇“適應文字”複選框後單擊“確定”按鈕退出。我們即可以根據需要調整聯合文件頭的各個部分的字體、字號、字的顏色及表格的列寬、行高等設置。

（ 4 ）取消表格邊框。例如：假定聯合文件頭樣式為“××市××單位××文件”，聯合發表該文件的單位數目為 4 個，插入的表格應該是 4 行 3 列。由於“××市”和“××文件”需設置大字體，故要把第 1 列和第列單元格合併。其他設置可以按照上面的方法完成即可。

34.巧改文本框的形狀

問：Word 用户都可能發現，在插入文本框時，其形狀通常都是矩形，請問能不能根據實際輸入的需要，對文本框的形狀進行改變呢？

答：可以，首先選中要改變形狀的文本框，然後單擊“繪圖”工具欄上的第一個“繪圖”按鈕右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“改變自選圖形”選項，選定一種需要設置的圖形形狀即可，如圖9 所示。用此法也可改變插入的“自選圖形”的形狀。

圖9選擇“自選圖形”的形狀

35.頁碼任意位置插入

問：在 Word 中利用“插入→頁碼”命令可以為各頁加入頁碼，但其位置總被固定在幾個區域，請問能不能突破限制，讓頁碼的位置隨心所欲地進行調整？

答：可以利用兩種方法實現，第一種方法是利用 Word 提供的“文本框”功能實現。其具體方法是：首先在需要插入頁碼的區域插入一個文本框並調節好文本框的大小，然後在文本框內輸入相應的頁碼編號後，用鼠標右鍵單擊文本框邊框線，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”選項，把“線條”顏色設置為“無”，單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁碼，只要單擊頁碼，仍可調出虛線文本框，按住鼠標左鍵不放隨意拖動文本框，頁碼位置也可隨之移動。

第二種方法是直接利用鼠標的拖動功能，具體操作方法是：先利用“插入→頁碼”命令完成頁碼插入後，再在頁碼框上雙擊鼠標左鍵（此時便可對頁碼進行編輯），然後把指針移到頁碼框上，按下鼠標左鍵進行拖動，如圖10 所示，便可對頁碼的位置進行任意調整。

圖10利用鼠標插入頁碼

36.如何給文件添加行號

問：如果要統計 Word 文件中的行數，除了查看狀態欄信息外，能不能讓系統自動地為每行添加行號？

答：如果要給 Word 文件添加行號，只需在菜單欄單擊“文件→頁面設置”命令，然後選擇“版式”選項卡，在“應用於”下拉列表中選擇設置行號的範圍，再單擊“行號”按鈕，選擇“添加行號”複選框，在“編號方式”選擇項中可以根據要求選擇以頁、節為單位編號或是對整篇文件進行連續編號，如果要統計文件的總行數，就選擇“連續編號”單選按鈕即可，如圖11 所示。

圖11

37.如何設置不同的奇 / 偶頁頁眉及頁腳

問：在編輯一些多頁的文件時，常需插入頁眉或頁腳，但在通常情況下其奇偶頁是相同的，請問如果要為奇、偶頁設置不同的頁眉和頁腳，則應該如何進行操作？

答：這個問題很多用户都常遇到，其實處理起來並不難。具體操作如下：

（ 1 ）單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，在彈出的“頁眉和頁腳”對話框中單擊“頁面設置”按鈕。然後選擇“頁眉和頁腳”框下的“奇偶頁不同”和“首頁不同”複選框並單擊“確定”按鈕返回“頁眉和頁腳”對話框。

（ 2 ）在文件首頁頁邊距區域內出現“首頁頁眉和頁腳”區域，若首頁無需頁眉和頁腳，則在此可不輸入任何內容。

（ 3 ）單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“顯示下一項”按鈕，則在第 2 頁頂部會顯示“偶數頁頁眉”，可以根據需要在頁眉區域輸入相關內容；如果需要設置頁腳，可單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳區域輸入相應頁腳信息。

（ 4 ）再次單擊“顯示下一項”按鈕，第 3 頁頂部會顯示“奇數頁頁眉”字樣，可以參照步驟 3 完成奇數頁頁眉和頁腳的設置。

（ 5 ）單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關閉”按鈕，即可看見奇 / 偶頁不同的頁眉和頁腳設置應用於整篇文件了。

38.巧為拼音設置不同顏色及字體

問：在 Word 中對文件進行編輯時，有些用户總覺得遺憾，因為文件中的拼音字體及顏色不能按自己的需要進行調整，請問究竟有沒有辦法對拼音設置不同的顏色或字體？

答：拼音的設置不同於文件中文字的設置，如果直接去嘗試選中拼音，則會對拼音下的文字也進行選中，因而要解決這個問題，可以進行下面的操作：

（ 1 ）先用鼠標選中已經添加了拼音的文字，並在選擇區上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”選項，這時我們發現拼音和文字已經變成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相關代碼。

（ 2 ）要想對拼音和文字設置不同的字體及顏色，只需分別選定每一個字的拼音（也可以是拼音中需要強調的某個或某些字符）或漢字代碼進行字體或顏色設置。

（ 3 ）設置完成後，再選中所有的代碼，單擊鼠標右鍵，再次選擇“切換域代碼”選項，此時就會發現，拼音和文字已經變得五顏六色、多姿多彩了。

39.取消已插入的頁碼

問：當在 Word 文件中想把已插入的頁碼消除，通常採用把文件內容複製到記事本中，再粘貼到新的文件中進行取消，請問有沒有簡單的方法完成頁碼刪除？

答：其實要取消頁碼，操作並沒有上面講的那樣複雜，可以輕鬆地完成頁碼取消。具體操作方法如下：首先在頁碼編號上用鼠標左鍵雙擊進入編輯狀態，然後選中需取消的頁碼號，再按“ Delete ”鍵即可取消頁碼。

40.為分欄創建頁碼

問：給每個頁面都創建頁碼非常有用，而在對每頁分欄後，頁碼並不會對每欄都加入頁碼，請問有沒有辦法為每欄都創建頁碼？

答： Word 文件分欄後，儘管一頁有兩欄乃至多欄文字，但程序仍然將文件視為一頁，使用“插入”菜單中的“頁碼”命令不能給每欄文字一個頁碼。如果需要給兩個分欄文字的頁腳（或頁眉）各插入一個頁碼，產生諸如 8 開紙上的兩個 16 開頁面的效果。可以按以下方法操作：單擊“視圖”菜單的“頁眉和頁腳”命令，切換至第一頁的頁腳（或頁眉）。在與左欄對應的合適位置輸入“第 {={PAGE}*2-1} 頁”，在與右欄對應的合適位置輸入“第 {={PAGE}*2} 頁”。輸入時先輸“第頁”，再將光標插在兩者中間，連續按兩下“ Ctrl+F 9 ” 組合鍵，輸入大括號“{} ”。然後在大括號“ {} ”內外輸入其他字符，完成後分別選中“ {={PAGE}*2-1} ”和“ {={PAGE}*2} ”，單擊鼠標右鍵選擇快捷菜單中的“更新域”選項，即可顯示每頁左右兩欄的正確頁碼。

如果文件分為三欄，並要在每欄下顯示頁碼，可以將“第頁”之間的域代碼修改為“ {={PAGE}}*3-2} ”、“ {={PAGE}*3-1} ”和“ {={PAGE}}*3} ”。再按上面介紹的方法更新，即可顯示各欄的正確頁碼，並由此得四分欄乃至更多分欄的域代碼如何設計。若要在更新域後修改域代碼，可以將其選中，單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”選項，即可看到完整的域代碼。

41.為部分文件創建不同頁眉或頁腳

問：在 Word 中進行編輯時，有時需要對同一個文件中不同部分頁面創建不同的頁眉或頁腳，請問有沒有辦法解決？

答：可以肯定的是能夠按需進行創建。由於一般要創建頁眉或頁腳時， Word 自動在整篇文件中使用同樣的頁眉或頁腳。如果要為部分文件創建不同於其他部分的頁眉或頁腳，首先要對文件進行分節，然後斷開當前節和前一節中頁眉或頁腳間的連接。

如果尚未對文件進行分節，那麼應該在要使用不同的頁眉或頁腳的新節起始處插入一個分節符，然後單擊要為其創建不同頁眉或頁腳的節，再單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令即可。當然如果需要，也可將光標移到要修改的頁眉或頁腳處。再單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“同前”選項。修改已有的頁眉或頁腳，或為該節創建新的頁眉或頁腳。則 Word 會自動對後續各節中的頁眉或頁腳進行同樣的修改。再為下一節創建不同的頁眉或頁腳時，則重複上述步驟即可。

42.如何去除格式標記

問：有些用户在使用 Word 時總會在段落開始或末尾出來一些各式各樣的符號，有時影響觀看版面效果，請問可以去掉嗎？

答：這些符號叫做“格式標記”，它們並不影響打印效果。如果想去掉它們，可以在“工具”菜單中選擇“選項”，然後在彈出的對話框中，選擇“視圖”選項卡，在“顯示”欄下列出許多格式標記，可以選擇相應的或取消選擇“全部”。