管理中的內部溝通技術

溝通的效果確保了資訊在成員之間準確、快速地流動，提高了整個群體的應變能力。以下是小編跟大家分享管理中的內部溝通技術，希望對大家能有所幫助！

一、傾聽下屬的心聲

在許多的場合，管理者是高高在上發出指令的人，而被管理者是聽從或沒有機會發出自己聲音的人。其實，人與人的溝通包括說和聽的兩個方面，人類都有訴說的慾望，也都有希望別人聽自己的心聲的渴求，美國管理學家彼德·德魯克說過：“有效溝通只有通過理解你的聽眾的興趣和期望，才能使他們接受或從新的角度來看待某個問題。”美國交際學家Oann Barley同樣認為：“為什麼人要費時地傾聽其他人呢?因為良好的人際關係的益處是十分明顯的，如果人們在講話的時候，對方認真地傾聽，他們會覺得這是個很深刻的體驗.而且會對傾聽者頗有好感。”從管理學的角度來看，傾聽至少具有如下幾方面的交際學價值：

(一)有助於資訊的收集：傾聽的過程實際就是個學習的過程，愉快地傾聽使訴說者敞開心扉，吐露心聲，新的資訊可能在傾聽的過程中被吸收，並很快轉化成一種管理的能量。

(二)有助於消除隔膜：面對面的傾聽使感情及時交流，有誤解的地方得到了恰當的挽回與彌補，緩解了人際之間的壓力。

(三)及時地反饋與彌補的功能：因為口語溝通的面對面形式雙方都可以儘量清晰而快速地表現自己的本意，當遇到不太一致的看法時，可以及時解釋把問題儘早消磨，避免在傳播過程中的人際損耗。

因此不管是在日常的管理過程中.還是在進行商業會晤的面談中，聽的力量是巨大的，擁有傾聽的能力，做一個極好的傾聽者.讓被管理者有了暢所欲言的歡樂，是一種極好的溝通方法。當你用端正的姿勢、溫和的面部表情、親切的眼神和鼓勵的語言、動作等做一個良好的傾聽者的時候，你與被管理者之間的距離便縮短了，你的`成功的機率增大了。總之，提高你的傾聽能力。能改善你自己的事業與人際關係。

二、把握溝通時機

通常人們都會認為，溝通需要大型場地和器械的支援，溝通需要較大物質上的消耗，其實，溝通是無處不在的，有時甚至不需要任何形式上的物質支援.把握好溝通的時機。在最恰當的環境中、最恰當的時機下做出的溝通，才會收到事半功倍的效果。

(一)對於餐桌的利用：中國人習慣於在餐桌上討論問題，所以一次午餐的機會就能使管理者與被管理者產生了深刻的印像，管理者到餐廳裡就餐，在餐桌上與下屬親切交談是國外的大企業的管理者經常使用的溝通渠道.因此許多的大企業並不為他們的總裁設立單獨的餐室，而是讓總裁與職工在一起吃普通的自助餐，就是要藉助於就餐這個融洽的氛圍，來完成一次看似不經意的雙向溝通過程：“在中國鐵建二十二局集團廣州新客站專案部，每到吃飯時，專案部班子成員和三位副總工程師總會‘湊在一桌’，邊吃邊討論施工和專案管理中的一些事宜。……‘其實，我們湊一桌，就是讓班子成員多一個溝通平臺。由於是施工企業，平時大家兩眼一睜就往工地跑.只有吃飯時才能聚到一起。在餐桌上討論，就是決策前的溝通、醞釀，不會也不可能代替會議正式決策。’專案經理兼黨工委書記柴春明說。每次吃飯時，大家總會和職工一起排隊盛上飯和菜，喝口湯，有班子成員便將一些成熟、不成熟的想法‘拋’出來，其他人補充或反對，有的人激動地說了半天而忘了吃飯，有的人吃完了，依

然在那裡認真傾聽。”“2006年，零點調查公佈的《中國居民溝通指數》總結了中國人的社交趨向，其中，“飯局社交”仍是中國人最為普及的社交方式，選擇聚餐這種社交方式的人達到46%，比以13%排在第二位的體育活動高出了33個百分點。”

(二)對於節假日的利用：

節假日也是管理者與被管理者進行溝通的一個契機，節假日的一次集體旅遊、一次聯歡、一次小禮物的發放、一次親切的問候，都比往常更具有魔力。因此，現代的管理者都對節假日十分重視.他們會給自己的下屬安排豐富的節假日活動，這也是一種非正式的良好溝通渠道，如果不能給被管理者安排旅行活動.至少也要有一些形式上的節日祝福，或是重點人員的節日探望，也是一種提升上下級關係的大好時機。

(1_)聊天的魔力：“奧田是豐田公司第一位非豐田家族的總裁，在長期的職業生涯中，奧田贏得了豐田職工的愛戴。他有1/3的時間在豐田城裡度過.經常和公司裡的l萬多名工程師聊天，聊最近的生活，聊生活中的困難。”正是在這一次次漫不經心的聊天中，說家常話的過程中.一個高高在上的總裁成了下屬生活中的朋友.總裁瞭解了下屬的大小事務，懂得了下屬的心聲，明白了下屬的生活和工作需求，當然也贏得了下屬的愛戴。“現代社會已進入一個知識經濟時代，在新的形勢下，員工的整體素質與思想都發生了前所未有的變化.個性化成為進代的潮流。因而要想實現管理的成功，管理者必須拋棄傳統的命令式、控制式管理方式.而代之以溝通與協商為主、民主與集中並舉的新的管理方式。”

三、建立良好的書面溝通機制

書面溝通是指以檔案、賀卡、意見箱、網路書信、網上對話等多種形式的溝通手段，雖然面對面的1：3語溝通有著不可替代的優勢，但是書面溝通同樣具有它的魔力：“書面溝通的長處是具有準確性、權威性，比較正式，不受時空限制，便於反覆檢視核對，若有疑問，可隨時查對，減少因多次傳播而造成的失真。”除此之外，書面溝通通過電子形式而變成了今日之方便、快捷、廉價的最受現代人歡迎的方式之一.因此建立良好的書面溝通渠道，也是最有效的管理方法之一具體做法如下：

(一)內部通訊刊物的建立：一個大型的企業.都有自己的內部通訊刊物，此刊物定期地給企業職工們通達情況.反映企業文化，凝聚企業精神，從長遠的目標來看。它又是有效地記錄一個企業的成長過程的史志。當時光流去時.翻開內部通訊，可以準確地知道某件大事的發展變化過程.對於記錄企業的發展史大有幫助。“在與員工溝通的問題上，愛克森石油公司的做法堪稱楷模。愛克森石油公司一直把管理人員與員工的和諧當成最重要的事情，為此，他們還出版發行了名為《縱橫談》的月刊，職工人手一冊，它是溝通職工心靈的有力工具。通過這本刊物.公司的管理者要達到的目標是，建立職工關心公司所面臨的問題與事件的意識。”

(二)領導郵箱的公開化：馬Xx有一句名言“少上馬路，多上網路”，就是提倡大家在網路上解決問題，於是領導公開信箱就成了一種廉價而通暢的溝通手段。利用領導信箱辦公具有如優勢：可以不受時間空間的限制，管理者可以在任何時候開啟信箱來處理問題，又可以及時地把職工的需求反饋到各個部門：可以減少人與人見面時的產生磨擦的可能性，最大限度地保持了企業內部的和諧局面：可以通過少打電話、少用辦公室祕書等形式有效地降低辦公成本。

(三)定期的網上公開對話：隨著電腦技術的普及、職工素質的現代化等因素的提升.網上對話也成了新的時尚，於是定期與職工進行網上溝通就成了最受青年職工喜愛的一種方式：“當今最新的科技手段.電子信箱和交流網路都是員工們和所服務的公司的有效交流手段。新的通訊手段摧毀了不同層次、不同地區的交流障礙。”由於網上對話形式的便捷和隱祕，職工們更願意在這裡吐露心聲，大膽直言，直刺企業的弊端，於是在幾乎沒有任何溝通成本的條件下，管理者收集了大量的情報，並達到與被管理者的心與心的交流。

綜上所述，可見內部溝通在管理中的重要地位，管理者的職責是既要把人管好，又要把人的能力啟用，還要把管理成本降低，基於此種認識，正如管理學家鄧榮霖所言：“在現代企業中，不僅是最高主管發出資訊，其他人接受資訊，也不是下級發出資訊，上級接收資訊。事實上，組織中的每個成員既是資訊的發出者，也是資訊的接受者。現代企業組織要求其每個成員都有溝通情報的技能，為此也要求組織必須經常培養主管人員及其下屬的這種技能。”