內審員應該掌握的稽核工作方法和技巧

隨著新技術、新的管理理論和新標準的湧現，內審員這個職業(崗位)需要進行不斷的充電，需要學習很多新知識，在專業方面持續實踐和總結經驗教訓，才能保持自己的能力水平，才能跟上內審員職業發展的需求。內審員應該掌握的稽核工作方法和技巧有哪些呢?

1. 面談

面談是現場稽核中較為常用的方法。通過與最高管理者、管理者代表及各部門領導面談，可以確認其對各自職責的理解和職責的落實情況;與現場員工的交談可以判斷他們對程式檔案和作業指導書中的要求的瞭解程度和執行情況，從而判斷體系的實施情況。

這裡要注意：有時對於交談所得到的資訊，特別是涉及到資料的一些資訊，還應該通過其他渠道獲取支援資訊予以核實，例如通過查閱記錄、現場觀察來核實面談所得到的資訊，以保證稽核的客觀性。

2. 查閱檔案與記錄

質量管理體系是一個檔案化的體系，查閱檔案和記錄是現場稽核中必須採用的方法，通過檔案和記錄可以瞭解體系的要求，可以追溯體系的發展及執行狀況，稽核中需查閱的主要記錄包括：設計評審、驗證、確認記錄、供應商評價記錄、培訓記錄、協商與溝通記錄、檔案控制記錄、監測與測量記錄、不符合、糾正措施記錄、內審記錄以及管理評審報告等。由於組織的同一類記錄往往很多，不可能一一核查。稽核員要善於從中選取代表性的樣本進行稽核。

3. 現場觀察

稽核員通過自己的眼睛看到的應是最真實的，所以稽核員應當具備敏銳的觀察力，現場觀察的方法可用於判斷組織在實際工作中是否遵守了程式檔案和作業指導書的要求，這也要求稽核員事先熟悉檔案對現場的各項主要要求。同時，也不應拘泥於檔案的要求，應善於自己發現問題。

現場觀察中一個重要的內容是判斷有無重要的'生產過程被遺漏，要做好這一點，稽核員就必須掌握有關的質量知識和法律、法規知識。

1. 要善於提問

如果稽核員在現場稽核時基本上是按檢查表組織提問，則應做到自然、合理，切忌生搬硬套。稽核員應保持耐心、禮貌和微笑的姿態，這將有助於克服受稽核方人員的畏懼心理。稽核員完全可以將同一問題問不同人員，然後探討答案不一致的原因。

對現場不同層次和崗位的被訪者所提的問題應有所不同，如與管理者交談時應針對方針、承諾和相關責任，對操作崗位上的員工，則應談具體的工藝和操作中有關的質量問題。

提問時應儘量提開放式的問題，即避免對方能用“是”、“不是”回答的封閉性問題。提問可以遵循“5W1H(Why，What，Who，Where，When，How)”的原則，也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率”等關鍵詞為引導，採用易於理解的語言，充分利用稽核準備過程中制訂的各種檢查表，與對方進行公開式的討論，啟發對方的思考和興趣。

2. 要善於傾聽

要記住，資訊是通過看、問、聽獲得的，不能從講話中獲得。

稽核員要注意認真聽取被訪者的回答，並作出適當的反應。首先必須對回答表現出興趣，保持眼神接觸，用適當的口頭認可的話語，如“是的”、“我明白了”來表明自己的理解，談話時要注意觀察對方的表情，在受稽核方對提問產生誤解或答非所問時，稽核員應禮貌地加以引導。

3. 要善於觀察

稽核員要仔細觀察現場環境、裝置、產品和標記，檢視有關記錄。對現場發現要進行深入檢查以確定稽核證據。稽核證據是指通過觀察、測量、試驗或其他手段所獲得的符合實際情況的資訊，在實際稽核中可以用以下兩方面作為稽核證據：

(1)現場觀察及檔案審閱中存在的稽核證據;

(2)訪問時，與被稽核的活動負有責任的人的談話

可以成為稽核證據，但還應注意面談取得的資訊應通過其他的渠道(包括觀察、查閱記錄以及現場測試)予以核實。對無法核實的資訊應給以標識。傳聞以及陪同人員、與被稽核的活動無關人員的談話不能作為稽核證據。

4. 要做好記錄

稽核員應確保稽核證據的可追溯性，為此必須詳細地進行記錄，如採用筆錄、錄音、照像等方式，所做的記錄包括時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及的檔案、各種標識。這些資訊均應字跡清楚、準確具體，易於再查。只有所獲取的記錄準確、完整，才能為稽核結果作出合理的判斷。

5. 要善於追蹤驗證

稽核員必須善於比較，追蹤從不同來源獲取的對同一問題的資訊，從差別中判斷體系執行狀況，必須善於追蹤記錄與檔案，記錄與現狀的符合情況，並作出結論。稽核員必須善於追蹤管理體系某一組成部分的來龍去脈，發現問題，獲取稽核證據。而不是輕信口頭答覆。

6. 要善於創造一個良好的稽核氣氛

稽核員應平等、和氣待人;注意聽人講話，認真作記錄;不時用點頭、注視、附和等方式表示對談話感興趣。索看檔案、找人談話應徵求對方領導同意，發現了不符合要對方領導簽字時，應耐心說明理由，不要採用爭吵的方式等等。