1、負責公司總機的.接聽及轉達、做好通訊簡要記錄,並傳達給相關人員;
2、各類信件、傳真、快遞的分發與費用結算,確保公司內外信息傳遞快速、暢通;
3、負責接待來訪客人,做好接待工作;
4、負責新員工的入職手續辦理,並及時交由人事專員建檔;
5、負責月度員工考勤記錄的統計與彙總;
6、接受領導指派的其他臨時性工作。
總要求:主動、熱情、認真、勤快
一、 接待
1、 文明用語,言談儀表,大方得體,微笑待人。前台文員的接待一定程度代表公司形象。
2、 着裝大方得體,須穿着有袖上裝,最好是職業裝。
3、 客人來訪,先請入接待室、電話聯繫後帶入辦公室。接着送上茶水。
4、 客人離開後,及時收拾接待室、領導辦公室茶杯。
5、 離開崗位,找辦公室同事頂崗。保持前台有人在崗,要求頂崗者也坐在椅子上。
6、 不準在前台崗位聊天、喧譁。保持崗位環境整齊、潔淨。
7、 經理辦公室盛水器皿保持有水狀態,注意提前續水。每天早上換水。
8、 為領導泡茶。
二、 清潔衞生
1、 每天配合清潔工整理領導辦公室內務(認真抹桌椅、摘除花木枯黃葉、收拾舊報紙等。
2、 每週吸塵一次,如太髒立即吸塵。經常清理吸塵器。
3、 每天上午8:50前到。完成清潔工作,如不夠則提早到。
4、 來到公司先將開水器開關打開。每週一早上將開水器裏的積水放完,換水。
5、 原則上半年清洗一次地毯。如太髒則增加次數。 特別注意:愛護公物,洗地毯、維修空調、裝修時,要求桌面、地面都全鋪報紙保護,搬動椅子千萬小心,千萬不要碰壞、劃花,就像愛護自己財務一樣。
6、 督促清潔工的工作情況,有不滿意之處,及時指出,如不改善則報告主管領導。
7、 下班後管好領導辦公室、會議室、接待室等門窗。颱風天氣要檢查全部辦公室窗户關緊,提醒每個部門關緊門窗。
三、 綠化業務
1、 每次緊跟澆花員澆花,做好完全防範。督促清楚黃葉、提前告知更換花木。每天檢查領導辦公室、公共區域的花木葉子黃了,馬上動手摘除,不能等等澆花工來了才處理。
2、 不定期記錄需要更換花木,通知花木公司,跟進換新。
3、 要求澆花工注意清潔,不準弄髒地毯和桌子。
4、 換花木弄髒過道時,要及時清潔。
四、 分發報紙、訂報、收郵件、處理舊報
1、 每天上午及時到樓下取報、分發報紙。
2、 及時分發郵件到個人。
3、 前一天舊報受到接待室夾好。
4、 領導辦公室報紙整理好。
5、 每週五下午把每個部門舊報回收到儲物室。
6、 一季度賣舊報一次,填報《廢報處理表》,把錢交到財務室,做好登記。
五、 聯繫維修事務
1、 維修空調,要求出故障及時報告,多催促,講求效率。直接體現辦公室效率,要重視,及時反饋情況:如已聯繫維修公司人員,安排維修時間等。
2、 經常觀察設施、電器、房屋,及時發現熱水器、門窗、門鎖故障,馬上告知,進行檢查,原則上自行維修。需要時聯繫管理處,瞭解維修費,是否更換,是否自購零件物品。
3、 桌椅維修時,如保修期內的'新物品,查看購物單聯繫維修,保修期滿的則找固定一家維修公司。
六、 考勤事務
1、 做好領導及業務部門經理考勤登記,記錄其外出時間、事由。
2、 保管員工請假單,做好員工休假記錄統計。
七、 複印資料
1、 有時協助打印文件,要求熟練操作WORD、EXCEL 辦公軟件。
2、 負責資料複印,傳真。
八、 會議室、接待室管理
1、 確保會議室隨時可以進行會議。
2、 會前一小時開窗通風,會前20分鐘開空調機。
3、 會前佈置會場:清潔衞生,擺放桌椅,擺花木,掛橫幅,擺台卡、煙灰缸、紙巾盒。
4、 洗手間放紙巾。
5、 做好茶水供應工作。會前確定供應熱茶或者飲料。每半小時加一次熱茶。
6、 會後清潔會場:撤下橫幅、收好台卡、清理茶杯和煙灰缸。
7、 中午不得讓人在會議室午休。
8、 不得在裏面用餐。
9、 不得在會議室、接待室放雜物,制止他人放雜物。
10、 平時要關閉會議室窗户、窗簾,以防座椅曝曬老化。
九、 其他
1、 積極完成領導交代的其它任務。
2、 協助籌備公司各項活動。
二Oxx年x月xx日
1、接聽、轉接電話,接收傳真,
2、負責公司公文、信件、郵件、快遞等接收和分送。
3、接待來訪人員。
4、管理辦公用品,對公司人員申請領用辦公用品進行登記、發放。
5、承辦員工考勤工作,每天檢查到崗情況。
6、管理好新入職員工人事檔案材料、建立、完善員工人事檔案的管理。
1、負責前台服務的'接聽和電話轉接,做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給相關人員,不遺漏、延誤;
2、負責來訪客户的接待、基本諮詢和引見,嚴格執行公司的接待服務規範,保持良好的禮節禮貌;
3、負責公司考勤和招聘,文檔複印等工作;
4、負責招聘,離職,入職,轉正等一系列文件工作;
5、負責每月文具購買;
6、負責業務賬單核對及發送打單郵件;
7、負責制定季度表格及出勤表格;
8、負責辦理外國人工作證
一:前台文員的工作職責
1、負責前台服務熱線的接聽和電話轉接,做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給相關人員,不遺漏、延誤;
2、負責來訪客户的接待、基本諮詢和引見,嚴格執行公司的接待服務規範,保持良好的禮節禮貌;
3、對客户的投訴電話,及時填寫登記表,並於第一時間傳達到客户服務團隊,定期將客户投訴記錄彙總給副總經理;
4、負責公司前台或諮詢接待室的衞生清潔及桌椅擺放,並保持整潔乾淨;
5、接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作;
認真執行目標卡的管理規定,完成本部門分配的工作和任務
二:前台文員的工作職責
工作職責:
1、負責公司前台接待工作,前台文員的工作職責説明書。
2、負責公司電話接轉、收發傳真、文檔複印等工作。
3、負責各類辦公文檔、商務文檔、合同協議的錄入、排版、打印。
4、日常文書、資料整理及其他一般行政事務。
技能要求:
1、對辦公室工作程序熟悉
2、熟練使用word、excel等辦公軟件,會藉助互聯網查找資料;
3、具有優秀的中英文書寫能力、表達能力;
4、具有良好的溝通能力、協調能力,及較強的保密意識;
5、熟練使用各種辦公自動化設備;
6、具有良好的適應能力,能在壓力下工作。
三:前台文員的工作職責
1、時刻堅守在前台工作崗位,遵守公司的各項規章制度,做好本職工作,不得隨意離開。
2、前台文員負責前台服務熱線的接聽和電話轉接,做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給相關人員,不遺漏、延誤。
3、負責來訪客户的接待、基本諮詢和引見,嚴格執行公司的`接待服務規範,保持良好的禮節禮貌,管理制度《前台文員的工作職責説明書》。
4、負責公司的文件處理工作,打印、複印、傳真的收發。
5、負責公司各類信件、包裹、報刊雜誌的簽收及分送工作。
6、對客户的投訴電話,及時填寫登記表,並於第一時間傳達到客户服務團隊,定期將客户投訴記錄彙總給副總經理。
7、負責公司前台或諮詢接待室的衞生清潔及桌椅擺放,並保持整潔乾淨。
8、接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作。
9、認真執行目標卡的管理規定,完成本部門分配的工作和任務。
10、管理辦公各種辦公設備,合理使用並提高設備的使用效率,提倡節儉。
四:前台文員的工作職責
1.接聽、轉接電話;對來訪人員做好前台接待工作。
2.負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3.負責總經理辦公室的清潔衞生。
4.做好會議紀要。
5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6.負責傳真件的收發工作。
7.負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8.做好公司宣傳專欄的組稿。
9.按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13社會保險的投保、申領。
14統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16.接受行政主管分配的臨時工作。
五:前台文員的工作職責
1、負責進入公司辦公場所的來客的接待、登記、導引,對無關人員、上門推銷和無理取鬧者,阻擋在外或協助有關人員處理。
2、負責公司郵件、包裹、報紙的收發與轉交。
3、負責接聽來訪電話,記錄電話內容,並做好記錄與傳達工作。定期維護、保養電話機。
4、保持前台環境清潔。
5、負責公司文件打印,協助複印等工作。
6、負責報刊訂閲及郵件分發管理。
7、協助來訪客人的接待、公司會議後勤工作。
1、及時、準確接聽/轉接電話,如需要,記錄留言並及時轉達;
2、接待來訪客人並及時準確通知被訪人員;
3、收發公司郵件、報刊、傳真和物品,並做好登記管理以及轉遞工作;
5、負責前台區域的環境維護,協助公司員工的`複印、傳真等工作
7、完成上級主管交辦的其它工作
1負責前台接待的各項管理工作:打印公司文件,並負責前台電話的.接聽、傳真、複印機、碎紙機等設備的日常維護管理;
2、負責報刊、信件、包裹的發放、寄送工作;
3、保證各部門聯絡暢通,並大概瞭解各部門工作內容;
4、負責考勤登記工作;
5、登記公司員工外出內容;
6、佈置公司會議的會場,負責通知參會人員會議時間、地點;
7、熱情接待來訪人員,做好信訪工作;
8、負責訪客的接待工作,包括為客户讓座、遞上茶水,諮詢客
户來訪意圖,對客户來訪進行登記。
1.負責在前台對來賓、來訪初步接待,指引、聯繫協調,使外來人員迅速順利地和單位相關人員接洽。
2.負責單位電話號碼簿電話號碼提示的準確,及時與系統科電話號碼負責人員更新信息。
3.負責支持物業管理人員負責的總機接線人員處理、轉接進人總機的電話(上班時間),使電話詢問人順利獲得單位對外公佈的`基本信息,或使外來電話迅速和單位相關人員接洽。
4.負責會議室的預定和調配,使大樓公共會議室合理高效使用。
5.負責管理信函收發,使大樓信函安全迅速送達收信人。
6.負責維護大樓前台秩序,使前台保持清潔、安靜、有序的環境。
工作職責:
1.熟悉公關禮儀,全面負責公司前台對內對外工作;做好前台"5S",樹立公司前台儀表形象;
2.對待來客有禮有儀,負責人員出入、物品出入的登記管理工作
3.負責前台電話禮貌接聽和轉接工作;
4.負責快遞業務的跟進與聯絡、信件及資料的簽收,並及時傳遞給相關收件人,做好收件人簽收登記;
5.按照公司程序規定審核所有外出申請單、請假條、出差申請單,並將相應的出勤記錄輸入考勤系統;
6.負責日常用品的.採購、入庫、發放、登記、報銷。
7.執行公司文件管理程序,具體負責公司文件的編號、修改排版 、傳閲、審批、發行、回收、歸檔、保管、銷燬工作;
8.電子傳真的查找及轉發
9.上級交辦的其他工作
任職要求:
1.年齡20-28歲
2.性格活潑開朗,有耐心;
3.身高160CM--170CM,五官端正,身體健康有活力、精力充沛;
4.熟悉電腦及各類辦公軟件的運用,打字速度快,能夠合理有效地管理各類文檔;
5.有良好的職業道德,能夠嚴守機密,具有高度的責任感和敬業精神;
6.能夠認同公司的文化,願意與公司長期共同發展。
1、五官端正,形象氣質佳,身高不低於163cm;
2、熱情開朗,積極主動,有特長;
3、熟悉公文的基本要求;
4、熟練辦公軟件操作,良好的書面、口頭表達能力;
5、負責前台接待與電話接聽,對來訪人員做好接待引導工作;
6、負責前台、總經理辦公室區域衞生清潔及桌椅擺放;
7、踏實肯幹、任勞任怨、對待工作認真負責,具有良好的團隊合作精神。
8、領導交辦的`其他事項。
1、 接聽電話;
2、 客户接待與分流引導;
3、 信息統計;
4、 公司其他日常事務。
5、負責前台電話的接聽和轉接,做好來電諮詢工作;
6、負責來訪客户的'接待;
7、協助維護辦公環境及秩序;
8、完成領導交辦的其它工作。
1、負責公司前台接待及部分行政日常事務工作,展示公司良好形象;
2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作,及時通知被訪人員,並保持公司前台及公共區域的環境衞生;
3、接聽電話,接收傳真,按要求轉接電話或記錄信息,確保及時準確;
4、負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔,並對辦公用品的領用、發放、出入庫做好登記;
5、負責公司快遞、信件、包裹的'收發工作;
6、負責會議室的監理,做好會前準備工作,保障正常使用及茶水擺放和預定;
7、協助做好公司領導及重要客户餐飲接待工作;
8、協助上級完成部門內部日常事務工作。
1. 前台電腦密碼
任何人不得動用前台電腦,如有特殊情況得與本人溝通協調在本人答應後方可使用。
2. 資料發放
每月工作安排表發放:總經辦人員每人一份,辦公人員每人一份,各部門發一份。
3. 前台電腦
前台電話除找本人以外,全部由前台接聽,特殊情況可由客服和行政人員接聽。
4. 複印機
(1)公司員工複印,每張0.2元/張,100張以上0.12元/張;專場人員複印登記在本,專場負責人回來後方可收取。內訓部、客服部、行政部、總經辦人員複印的數量應登記在本。
(2)每次公開課,跟楊xx溝通後確定其數量後,複印其大課反饋評估表,公開課後向劉xx取其費用0.12元/張。
(3)複印機維修電話:羅先生:135xxxx6965
5. 傳真機
公司每天的傳真文件,需及時交與相關部門或相關人員。
6. 月初
(1)每月開頭上班第一天需及時更改公司職場的文化牆。
(2)啟動大會時,做好部門目標設定和個人、部門挑戰的'筆記,第二天將其資料打出來,交與許xx總監檢查簽名,並請楊副總審核再找財務蓋章,才張貼於公司職場文化牆。
(3)文件位置:f:前台工作個人、部門挑戰表8
7. 平時
(1)每天早上去財務室看看業績表,將前天的業績即時用紅紙打印出來交與羅xx掛於公司職場,並將五角星及時貼上。
(2)文件位置:f:前台工作/賀卡新
文件位置:f:前台工作每月業績分析表8年業績分析表
8. 月尾
(1)做好整月的出勤統計,交與楊xx或田xx。
(2)文件位置:f:前台工作每月業績分析表8年業績分析表
9. 名片
(1)經田xx同意後方可為新人制作名片,老的家人的職稱如需更改或是不打,需經過楊副總的同意,才可執行。
(2)名片費用40元,快遞費需自己付,一般是10元,人多可分。
10. 每天工作內容
(1)每天早上7:45前準時上班,不遲到,不早退,如有特殊情況需與劉xx或楊xx溝通。
(2)每天早會需對公司職場的植物進行護理(澆水、施肥、修枝剪葉等),按《盆栽護理方法》進行有效護理。
(3)每天早上需對辦公職場的打掃進行檢查,前天晚上需與當天職班的部門長溝通,在7:45之前需將新職場內部打掃乾淨,8:10之前將兩邊職場打掃乾淨。《職衞生管理規定》貼於前台左邊的公告欄。按上述嚴格要求執行。注:(前台周圍需隨時保持清潔)
(4)每天早會開始時,整理好着裝、帶好工牌和出勤情況表參加早會,並嚴格執行其出勤情況。
(5)每天做好重要電話的記錄。
(6)協助客服部、內訓部、行政部、總經辦及其他相關人員的文件打印和複印,其數量需登記在本。
(7)人員、部門、及聯繫電話變動時,及時進行更改。
(8)下班後,如果是最後一個需檢查燈光,空調,窗户是否有關,如果還有人,需交待其相關人員請他協助檢查。
(9)其他視情況而定。
11. 送水
送水電話:228xxx10 編號:110710 每次四桶
12. 重要資料存盤
f: 前台工作
f:資料研討會
1、負責前台接待,電話的接聽與轉接,做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給相關人員,不遺漏,不延誤
2、負責來訪客户接待,基本諮詢與引見,嚴格執行公司的接待服務規範,保持良好的禮節禮貌
3.對客户的'投訴電話,要及時認真的記錄,並於時間傳達給客户管理部
4.能應付基本文員所需完成的工作,收發傳真,信件
5.協助辦公衞生環境乾淨
6,及時完成領導交辦的其他工作
1、負責公司文件、貨品的郵寄與收取,外來人員的`接待工作,接聽電話,收發傳真;
2、負責部門下達文件的編輯、打印、複印、檔案管理等相關工作;
3、負責考勤管理及每月考勤報表製作;
4、辦公用品及後勤日常用品的採購及出入庫管理;
5、公司環境衞生管理。