Word文件快速變為PPT許多場合我們需要把在Word中編輯好的文件製作成PPT簡報，用複製、貼上的方法就顯得有些麻煩了，特別是對於很長的Word文件更是如此。這裡有更為簡便的辦法可以做到：依次單擊“檔案→傳送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最後再在PPT中對傳送過來的文件進行適當的排版，這種方法十分快捷。
Word文件轉為PPT演示文件的兩種方法
許多人都習慣在PowerPoint環境中製作幻燈片。如果你手頭有一個現成的Word文稿講義，就能變成PowerPoint簡報，而不用開啟PowerPoint重新輸入文字。因為Word和PowerPoint兩個軟體早為你考慮周到了，只需幾下簡單的操作，你的一篇Word文件即可輕鬆轉換為PowerPoint簡報。其轉換方法有二：
1、匯入Word文件先在Word的大綱檢視下，建立一個Word大綱檔案，存檔;然後開啟PowerPoint程式，單擊選單欄上的“插入”，選“幻燈片(從大綱)”，在開啟的插入大綱對話方塊中選中剛才存檔的Word大綱文件，單擊[插入]，這樣，Word大綱文件就變成了PowerPoint簡報。二者的對應關係是：Word大綱文件的一級標題變為PowerPoint簡報頁面的標題，Word大綱文件的二級標題變為PowerPoint簡報頁面的第一級正文，Word大綱文件的三級標題變為PowerPoint簡報頁面第一級正文下的主要內容，其餘依次類推。這種轉換方法要求在Word大綱檢視下編輯文件，對於習慣於Word頁面檢視的朋友來說有些不太方便，那麼可使用下面的轉換方法。
2、直接建立簡報如果在Word的頁面檢視下已寫好了內容或者是以前用Word編的一篇文章，想把它們製成幻燈片，就可以在Word中應用“樣式”和快捷鍵來直接建立簡報。先解釋一下什麼是樣式：樣式是Word中早就有的.功能，只不過我們很少用到它，使用樣式功能可以使文件的建立和管理易如反掌。樣式工具欄就在操作介面的左上端，通常都寫著“正文”兩個字。點選右側的向下箭頭，會出現“標題1、標題2、標題3……正文”等內容。您還可以按住“Shift”鍵的同時點擊向下箭頭，看看會出現什麼情況? 請先把你認為要作為一張幻燈片標題的地方選中，然後選擇“標題1”，其他也依次類推。然後在選單欄上選擇“工具/自定義”，再在彈出的對話方塊中選“命令”選項卡，從左視窗中選“所有命令”，從右視窗中找到“Present It”命令。用滑鼠左鍵按住並拖動“Present It”至Word的選單欄或工具欄均可。用此快捷鍵可直接呼叫PowerPoint程式，並把當前的Word文件直接轉換為PowerPoint簡報，以大綱檢視顯示。點選“PresentIt”後你會發現，用標題1樣式定義過的標題全都作為獨立的一頁幻燈片。如果你沒給Word文件定義樣式，點選[Present It]後，PowerPoint會把文件的每一段落作為一張幻燈片，是不是很簡單啊?以後你儘可以在你習慣的Word下編排文章，然後輕鬆地轉為PowerPoint簡報。當然，你也可以把任何以前的Word文件或你找來的文章轉換為你需要的PowerPoint簡報。文稿轉換好了以後，剩下的修飾想必你肯定自己會料理了。
Word也能實現“條件格式”
我們知道，Excel提供了一個非常實用的“條件格式”功能，可以為某些符合特定條件的單元格設定特殊的格式，但遺憾的是Word中卻並未提供這一功能。對於尚未完成的文件，操作起來並不困難，但如果是已經編輯完成的文件，可能就不是那麼簡單的事情了。下面就教大傢俱體的實現方法。
解決任務的思路是藉助“查詢和替換”來間接實現條件格式功能，操作步驟如下：
第1步：調出“查詢和替換”對話方塊
這裡要說明的是，我們從“格式”選單下是找不到設定條件格式相關選項的，Word畢竟與Excel有所不同。正確的步驟是從“編輯”選單的格式選單下選擇“查詢”或“替換”命令，這兩條命令都可以開啟“查詢和替換”對話方塊，前者是預設顯示“查詢”標籤頁，後者是預設顯示“替換”標籤頁，操作更方便一些。
第2步：設定條件
如果整篇文件中只有很少的幾個英文單詞，那麼設定起來並不複雜，最多手工設定後通過“格式刷”的功能複製一下就可以了。但現在我們的目的是為文件中的所有英文內容設定特定的格式，而且文件中的英文內容非常繁複，手工操作顯然並不現實。
仍舊按照常規的方法進行操作，首先將游標定位在“查詢內容”框，然後在“特殊字元”下拉選單中選擇“任意字母”，也可以手工輸入“^$”。接下來，將游標定位在“替換為”框，然後在“格式”下拉選單中選擇“字型”或其他選項進行設定，例如筆者在這裡將所有英文內容的格式設定為Arial Unicode MS字型、大小11磅、不加粗、不傾斜、字型顏色為藍色，目的是為了便於與中文內容區別開來。
第3步：確認替換
完成上述設定後，單擊“全部替換”按鈕即可將文件中的所有英文內容設定為特定的格式，現在看起來就清晰多了。當然，如果你不滿意，可以重新開啟“查詢和替換”對話方塊進行設定，這裡就不再多介紹，感興趣的朋友不妨自行試驗。
小提示：使用萬用字元實現“條件格式”
上述功能我們還可以使用萬用字元來實現，在“查詢內容”框中輸入“[a-z,A-Z]”，這行程式碼的含義是查詢所有英文字元，“a-z”表示所有小寫的英文字元，“A-Z”表示所有大寫的英文字元，“替換為”仍舊按照前面的格式進行設定，但關鍵是要將搜尋選項中的“使用萬用字元”複選框選中，最後單擊“全部替換”按鈕即可完成。
去掉分頁符
怎麼把Word文件裡已經有的分頁符去掉?先在工具–>選項–>檢視–>格式標記，選中全部，然後就能夠看到分頁符，delete就ok了。
巧用“替換”功能，刪除Word文件多餘的空行
有時候需要刪除Word文件中有許多空行(如從網站查詢到複製過來的純文字形式的法規檔案)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕鬆解決，主要方法：
1、點選“開始——替換”;
2、把游標定位在“查詢內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕，在出現的下拉選項框中的“段落標記(P)”兩次，在輸入框中會顯示 “^P^P”;
3、將游標放在“替換為”輸入框中，選擇“特殊字元”插入一個“段落標記(P)”(一個“^P”);
4、按下“全部替換”按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。如果發現還有一些空行去不掉，可再重複一下即可。
如果是在處理複製網頁文章時還會出現段落標記後有一些空格，可在查詢中的“^P”加個空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那麼從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了。
批量刪除Word文件中的軟回車符號
有時候我們從網頁上覆制一些文章到word中時，往往會帶有好多向下箭頭的符號，這就是軟回車符號(Word中軟回車是同時按住shift+enter得來的)，這些軟回車佔用了Word很多的空間，如果手動一個一個刪實在太麻煩了，怎樣才能快速批量刪除這些軟回車符號呢?
1、快速批量刪除軟回車
點選選單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查詢內容”裡面輸入^l， “替換為”裡面不輸入任何字元，然後點“全部替換” ，就可以刪除整個文件裡面的軟回車了。
2、把軟回車替換成硬回車
上面的方法只是把所有的軟回車都給刪了，可是必要的段落換行還是需要的，所以下面介紹如何把軟回車替換成硬回車。點選選單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查詢內容”裡面輸入^l， “替換為”裡面輸入^p，然後點“全部替換” 就OK了。
其實知道了軟回車是^l，硬回車是^p，那麼我們就可以靈活運用了。比如我們經常會遇到一篇要列印的文件很長，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個回車，我們就可以利用替換成一個回車。這樣就節省了很多空間。
刪除Word中空格的辦法：
1、清除多餘的空格(點一下顯示比例旁邊的一個按鈕即可顯示，下同)
空格可以全部替換為空(去掉)
1)注意有兩種空格，英文的小點和中文的方框將其複製，
2)然後編輯-查詢，用Ctrl+V貼上到查詢後面
替換中的內容為空
3)“全部替換”
2、清除多餘的回車鍵(即段落標記)
首先看一下規律，一個段落後有幾個回車鍵以兩個回車鍵為例，
1)編輯-查詢，輸入^p^p
2) 點“替換”，輸入^p
3)點“全部替換”
3、將人工換行符(即向下的箭頭)變為段落標記
1)編輯-查詢，輸入^l
2) 點“替換”，輸入^p
3)點“全部替換”
4、修改段落格式
1)選中相應文字，格式-段落
2)特殊格式，首行縮排 2字元
3)段前 段後 0行
學識谷
