Excel使用預先建立的工作表函式來執行數學、正文或者邏輯運算，或者查詢工作區的有關資訊。只要有可能，我們應當儘可能地使用Excel系統提供的函式，而不是自己編寫公式，利用函式不僅能夠提高效率，同時，也能夠減少我們的錯誤和工作表所佔的記憶體空間，提高Excel的工作速度。
若要使用函式，則將它們輸入到工作表中的公式內。在公式中使用的字元次序稱為語法。所有的函式都有相同的基本語法。若不遵守這種語法，則 MicrosoftExcel 將顯示一條資訊，指出在公式中有錯誤。如果公式以一個函式開始，則應該像其它公式一樣，在函式前面加一個等號。括號告訴 Microsoft Excel引數開始和結束的位置。記住：左右兩個括號必須成對出現，括號前後都不能有空格。請在括號中指定引數。引數可以是數字、文字、邏輯值、陣列、誤差值或者引用位置。指定的引數必須能產生一個有效值。有些函式也接受計算時並不需要的可選引數。
引數也可以是常量或者公式。這些公式本身可以包含其他的函式。如果一個函式的引數本身也是一個函式，則稱為巢狀。在 Microsoft Excel 中，一個公式最多可以巢狀七層函式。
在Microsoft Excel中，工作表函式是能運用於工作表中以自動地實現決策、執行以及數值返回等操作的計算工具。Microsoft Excel提供了大量能完成許多不同計算型別的函式。
1 有關函式的約定
在語法行中，必選引數是粗體字而任選引數用純文字(非粗體)表示。
在函式和引數所定義的文字中，所有引數都是純文字(非粗體)，而不論是必選還是任選。使用語法行中的格式來決定一個引數是必選還是任選。關於必選和任選引數的詳細資訊，請參看本部分下面的“函式語法”。引數名通常在詞與詞之間使用下劃線字元；例如，num_chars就是一個引數名。巨集和單元格名在詞與詞之間不使用標點符號；例如，salesTotals就是一個單元格名。
函式顯示時不用等號(＝)。請記住在每一個公式的開頭鍵入一個等號，但在巢狀公式中的函式前不要鍵入。例如，PRODUCT在=SUM(3,(PRODUCT(2,4)))中是一個巢狀函式。
2 函式語法
每一個函式描述都包括一個語法行。例如，CELL函式的語法行如下：CELL(info_type, reference) 在語法行中，必選引數是粗體字；任選引數是非粗體字。若使用者沒有給函式提供必選引數，則不能在單元格中輸入函式。在前面的例子中，引數Info_type是粗字型，因此它是必選引數。Reference不是粗體，因而是任選引數。因此，下列情況都是允許的：
CELL("format", B12)
CELL("format")
CELL()是不允許的，因為Info_type是必選引數。
如果一個引數後面跟有省略號(…)，使用者可以使用多個該種資料型別的引數。某些函式可以使用多達30個引數，只要公式中的字元總數不超過1024個。同樣，單個字串不能大於255個字元。例如，下面是MAX函式的.語法：
MAX(number1,number2,...)
下列公式都是允許的：
MAX(26) MAX(26,31)
MAX(26,31,29)
名稱後帶有一組空括號的函式不需任何引數，但是使用時函式必須帶括號，以使Microsoft Excel能識別該函式。
3 引數名
許多引數名告訴了使用者引數所具有的資訊型別。如果在引數名中出現了縮寫num、ref或logical，則該引數必定分別是數字、引用或邏輯值。例如，在函式ROUND(number,num_digits)中，第一個引數一定是一個數，第二個引數也是一個數。類似地，引數名中的Words number、reference、logical、text和array也表明該引數一定是該種類型。Value意味著該引數可以是任何單值結果。該值可以是數字，文字，邏輯值或錯誤值。
4 使用引數
引數是一個函式用以生成新值或完成運算的資訊。引數總是位於函式名的右側，並用括號括起來。大多數引數其資料型別都是確定的。使用者所給出的引數要麼是一種正確的型別，要麼是能被Microsoft Excel自動轉換為正確型別的。引數可以是能產生所需資料型別的任意值。例如，對引數求和的函式SUM，可以取1至30個引數。
5 引數型別
函式的引數可以是下列型別之一：數、文字、邏輯值、錯誤值、引用陣列。也可以使用引用和陣列型引數給函式提供數、文字、邏輯值和錯誤值。
數：例如5.003，0，150.286和-30.05都是數。不帶小數的數稱作整數。整數例如5，1，150和-30。數可以精確到十進位制的15位。
文字：例如“a”，“word”，“w/punc或“ ”都是文字。公式中用到的文字值必須包含在雙引號內。若是文字本身包含引號，那麼文字中的每個雙引號就要用兩個雙引號表示。例如，要查詢"in the" "good" "old days"的字元長度，就要輸入LEN(“in the” “good”
"old days")文字值最長為255個字元，其中包括引號。不包含字元的文字常量寫成""，稱為“空文字”。
邏輯值：邏輯值即TRUE和FALSE。邏輯引數也可以是一個語句，例如B10＞20，它可判別出TRUE或FALSE。
錯誤值：錯誤值如#D1V/0!,#N/A,#NAME?,#NULL!,#NUM!,#REF!和#VALUE!。
引用：例如$A$10，A10，$A10，A$10，R1C1或R［10］C［-10］。引用可以指單元格、區域或是多重選擇，並且可以是相對的、絕對的或混合的，使用者使用引用作為引數時(其值可以是數、文字、錯誤值或邏輯值)，引用所指定的單元格的內容就用作引數。返回型別為引用的函式顯示引用的取值而不是引用本身。要把多重選擇用作單獨的引用引數，則要把引用括在另一組括號內，例如：SUM((E5:E8,E10:E18), AVERAGE(A1:A5))
陣列：陣列允許使用者自定義怎樣將引數和函式輸入單元格。陣列可被用作引數，而且公式也可以陣列的形式輸入，如在公式 ={SUM(B2：D2*B3：D3)} 中。
注意：如果用作引數的文字未包含在引號內，Microsoft Excel假定其為一個名稱並試圖用它所引用的值去替代。如果未加引號的文字不是一個名稱，因而沒有相應的值，Microsoft Excel則返回#NAME?錯誤值。
6 在引數表中使用逗號
我們必須用逗號分隔單個引數，但應注意不要額外地鍵入逗號。如果用逗號預留了一個引數的位置而未輸入該引數，Microsoft Excel將用預設值替代該引數，除非該引數是一個必選引數。例如，若使用者輸入(,arg2,arg3)作為一個具有三個引數的工作表函式的引數，Microsoft Excel就會給arg1取一個適當值。若是使用者輸入(arg1,,),則為arg2和arg3取適當值。
在工作表函式中，尤其是在計算之前統計引數個數的函式中，多餘的逗號會影響引數的個數，並進而影響函式計算的方式。例如，AVERAGE(1，2，3，4，5)返回3，而AVERAGE(，，1，2，3，4，5)卻返回2.14。對大多數引數來說，替代省略引數的值是0，FALSE或""(空文字)，這要依照引數應取的資料型別而定。對於省略的引用引數，預設值通常是活動單元格或選定。
例如，在函式CELL中，如果使用者省略了第二個引數並指定"format"為第一個引數，則當前所選的單元格就被用作預設引用，如果省略引數是其它值。引數的描述將告訴使用者。
注意：如果將引用作為一個引數，而且這一引用使用逗號做合併運算，則用圓括弧將引用括起來。例如AREAS函式，具有一個引數，即引用。如果使用者試圖輸入公式AREAS(A1，C1)，Microsoft Excel認為A1和C1是兩個獨立的引數並且顯示“引數太多”的資訊。正確形式是AREAS((A1，C1))。
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